淺析電子發票對財務工作的影響
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摘要：電子發票進入人們視野后迅速成為現代企業經濟業務中重要的原始憑證，對財務會計工作產生較大影響。本文從實務角度出發，分析探討電子發票對企業財務工作帶來的影響，并提出相應措施控制其帶來的風險，有一定的借鑒價值。
關鍵詞：電子發票;財務工作;影響
電子發票是指納稅人在購銷商品、提供或者接受勞務服務以及從事其他經營活動中，通過稅務機關電子發票管理系統開具或收取的加載電子簽章、以電子方式傳輸和存儲的憑證。我國在 2013 年 6月開出第一張電子發票，隨后在多個地區展開試點。2015年國家稅務局公布相關文件，電子普通發票在全國執行。
一、電子發票特征
（一）發票形式無紙化利于保存更環保
銷售方以電子形式開具、傳輸電子發票，購買方以電子形式收取、存儲電子發票。全國每年可節約紙質發票近2000億張，節約紙張約1150萬噸，減少大樹消耗約84萬棵，為保護環境做出了貢獻。
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開具的電子發票須在線實時或適時向電子發票管理系統傳輸信息數據并集中存儲留底。銷售方以合法身份登錄系統后能夠在完成交易訂單的同時開具電子發票，并向客戶推送電子發票信息。
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取得電子發票的購買方以合法身份登錄電子發票管理系統，查詢、下載一定期間收到的批量電子發票信息并加以分析和利用。
二、對財務工作積極影響
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企業信息化水平提升后，電子發票中的相關信息可根據需要自動提取、分析、匯總、整合等，無需財務人員參與二次加工，減少人為因素產生的誤差提升工作效率。
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電子發票在交易發生后可迅速生成，銷售方通過郵箱或微信、短信等即時通訊工具將發票實時推送給購買方，異地交易中的銷售方可有效避免紙質發票郵寄過程中可能造成的遺失等不便情況，購買方亦無需等待發票郵寄時間，加快支付速度。在信息化程度較高的企業，購買方員工在收到電子發票后可直接實時提交至報銷系統，負責人可即時獲取報銷申請信息，并直接在軟件上批準。無需逐個找負責人簽字，無需現場等待財務審核，出納待審批流程完善后即可將款項支付到相應賬戶，有時數分鐘就可完成報銷工作。相較于紙質發票，電子發票可大大縮短發票報銷時間，提高效率。
?。ㄈ┍苊獍l票遺失帶來的不便
紙質發票遺失后可用兩聯發票中的銷售方聯次復印件或五聯發票的其他聯次入賬，也可登報后聲明作廢后重新開具入賬。雖然最終不影響交易的支付，但中間需要花費一定的溝通時間和成本，影響工作效率，并且暴露出企業管理中存在的問題，增加財務管理風險電子發票則不然，便于儲存留底的特點可以讓銷售方再次推送，仍可快速完成支付。
三、對財務工作帶來的挑戰
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電子發票可反復打印成紙質形式，亦可多次上傳到系統中，造成一筆業務反復入賬，給企業造成經濟損失并使財務數據失真。為避免重復報銷，企業可以利用 Excel 建立《電子發票報銷臺賬》進行管理。臺賬包括但不限于以下內容：發票代碼、發票號碼、開票日期、價稅合計金額、貨物應稅勞務服務名稱等信息。要求員工將電子上述信息填報完整并提交到財務后方可提出報銷申請。財務人員將全公司上述信息交叉比對無重復在表格中注明已報銷后安排支付。此種方法要求員工填報準確率要高，尤其是發票代碼、發票號碼等關鍵信息。若因填報有誤，使審核人員查詢后認定為重復報銷不予支付，反而不利。
對信息化程度較高的企業，可在報銷管理系統或者辦公系統中開發電子發票管理子系統。報銷人將一份電子發票的發票代碼、發票號碼、開票日期、價稅合計金額等信息上傳到該系統，從而形成企業電子發票數據庫。財務人員審核時，選中待審核票價，系統自動比對。若提示無重復后即可報銷，審核人處自動簽名;若該份發票已報銷，則系統提示重復報銷，無法通過審核不予報銷。同時系統后臺自動記錄或財務人員記錄該報銷人姓名，作為企業內部誠信考評依據記錄在案;若員工未上傳發票信息，則不能報銷。員工在上傳時，若提示該份發票已上傳，則不能再次上傳，亦不能重復報銷，即系統達到防止重復報銷的目的。為簡化操作流程，報銷人可掃描發票左上角二維碼將相關信息自動錄入電子發票管理子系統中。紙質版無法識別時，可掃描電子版二維碼或手動填入相關信息到系統中。財務人員可使用掃描槍將二維碼掃描到該子系統或手動填入發票代碼和號碼進行查重審核。該電子發票管理系統可開發手機APP版，方便隨時掃描上傳。直接掃描二維碼可以極大提升上傳數據正確率，且速度快，使用方便，目前許多程序都支持。但是建立電子發票數據庫仍需要企業作二次開發，需要投入一定成本。
?。ǘ﹥热莸恼鎸嵭噪y以辨別
電子發票的相關信息可使用畫圖軟件等工具篡改，尤其是金額，不免有人一時貪念而篡改發票金額。業務量不大的財務人員在審核時，可到國家稅務總局發票查詢系統辨別真偽，并將查詢結果打印出來附在發票后面。業務量大的企業或者對企業內部信用記錄不夠好的員工，可要求報銷人將國家稅務總局的查詢結果附在后面方可報銷，財務人員審核時可對查詢結果抽查。
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網絡環境下開票、推送發票信息在帶來方便提高效率的同時，也給某些犯罪分子可乘之機。不法之徒可能通過攻擊企業網絡系統盜竊財務信息，對企業的財產和信息安全造成極大威脅和隱患。企業IT部門應加強防范措施，修筑隔離墻，保障系統安全。同時嚴格管理操作者身份，確保登錄電子發票管理系統必須身份合法、權限合規，確保電子發票信息僅儲存于電子發票管理系統和開票人本地。
?。ㄋ模┢髽I對電子發票認識待提高
電子發票是“互聯網+”下的新產物，隨著使用時間的推移，電子發票已經深入到經濟業務的各個領域。不論是傳統的制造業還是新興的電商行業，無論是企業之間的交易還是日常消費，電子發票都無處不在，加油、過路過橋、民航、通訊等公共服務行業，餐飲、保險、住宿等生活服務行業的電子發票很常見。然而部分企業包括財務人員仍然對電子發票持保留態度，甚至拒絕報銷。國家稅務總局公告2015年第84號第三條明文規定：“增值稅電子普通發票的開票方和受票方需要紙質發票的，可以自行打印增值稅電子普通發票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用規定等與稅務機關監制的增值稅普通發票相同?！薄秶叶悇湛偩株P于進一步做好增值稅電子普通發票推行工作的指導意見》稅總發[2017]31號文件又要求進一步加強電子普通發票的推廣工作。財務人員應加強對法律法規的學習，財稅知識常更新，適應不斷改革的財稅體制，對工作中遇到的新問題從政策中求得答案。而加強對財務人員進行必要的相關培訓，可以使財務人員對電子發票系統及相關業務流程進一步熟悉，控制相關風險。財務人員也需要對企業員工進行培訓，讓每個人都能認識并熟悉電子發票，提高工作效率。企業亦要與時俱進，加強電子發票管理，完善相應制度，用制度來保證電子發票在企業的順利使用。
四、結語
電子發票是新興事物，和每一個參與經濟業務的人都息息相關，尤其是財務人員。了解熟悉電子發票的特征，防控其弊端帶來的風險，不斷更新相關知識，利用其優點提高工作效率，更好的適應“互聯網+”時代的到來。
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