采購系統采購結算的應用
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摘要：采購系統里最重要的步驟之一是采購結算，包括自動結算、手工結算、費用折扣單獨結算、商品短缺與溢余、受托代銷結算、票貨不同期等業務，對此簡單闡釋，希望對初學者有所幫助。
關鍵詞：入庫單;采購發票;采購結算
采購結算，是指根據采購發票確認購進貨物入庫成本的過程。在采購系統中，未與采購發票結算的入庫單成本無論與發票成本是否一致，系統均默認為暫估成本，經采購結算后的入庫成本才是真實的采購成本。所以采購結算，是指采購入庫單與采購發票之間的結算，其結果是用發票金額改寫原入庫單的暫估金額，并生成采購結算單。采購結算單是記載采購入庫單記錄與采購發票記錄對應關系的結算對照表。
一、自動結算
自動結算時，結算模式可選擇“入庫單與發票”、“紅藍入庫單”及“紅藍發票”，可復選。自動結算類似批處理，系統將符合條件的一批入庫單與發票同時結算，自動結算時看不到過程，只顯示結算報告，生成結算單。
?。ㄒ唬┤霂靻闻c發票
系統將供應商、存貨、數量完全相同的入庫單和發票自動匹配后進行結算。
1.藍字入庫單與藍字發票。即正常采購業務發生的入庫單和發票進行結算。
2.紅字入庫單與紅字發票。正常采購業務采購結算后，發生部分或全部退貨時，如果原發票已進行抵扣報稅，只能讓供應商開具退貨部分的紅字發票，此時填制退貨部分的紅字入庫單及紅字發票，并自動結算。紅字入庫單在存貨核算系統經記賬沖抵原入庫成本，紅字發票在應付系統沖抵原應付款。
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系統將供應商、存貨相同、數量絕對值相等符號相反的紅藍入庫單進行對應結算。
采購結算前全額退貨或原入庫單錄入有錯，而入庫單在存貨核算系統已作處理，不想反操作時，填制一張全額數量的紅字入庫單，并將其與原藍字入庫單進行自動結算。如果非全額退貨時只能手工結算。
?。ㄈ┘t藍采購發票
系統將供應商、存貨相同、金額絕對值相等符號相反的采購發票對應結算。
票到貨未到時，一般作壓票處理。但如果為了統計在途存貨的數量，也可將發票先錄入系統，如果貨物在運輸途中意外損失或原錄入發票已抵扣報稅，或貨到后質檢不合格全部退貨，可以填制全額紅字發票與原藍字發票進行自動結算。
二、手工結算
自動結算的所有情況都可用手工結算完成。但是當不符合自動結算條件時，只能通過手工結算，分別解釋如下。
（一）分次結算
手工結算時可拆單拆記錄。
1.拆單。向同一供應商同時購入幾種貨物，但每次只付一種貨物的貨款，即陸續收到對方開來的僅為一種貨物的發票，此時即為拆單。手工結算時，刷出的入庫單表體會顯示每一行的貨物記錄，選擇刷出的相應發票與對應的入庫單相應行，點擊“結算”按鈕。下次結算再刷入庫單時，該單里未結算的行還會出來，繼續結算。
2.拆記錄。如果對入庫單全部貨物分次付款，比如分兩次付款，每次付50%，此時即為拆記錄。手工結算時，刷出對應的發票與入庫單后，先將入庫單每一行的結算數量改成發票數量（即全部的50%），點擊“結算”按鈕。下次結算再刷入庫單時每條記錄的入庫數量為未結算過的數量。
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1.貨物短缺。如發票數量500箱，但入庫時只有498箱，短缺2箱，此時要確定是合理損耗還是非合理損耗。合理損耗只是相應提高了入庫貨物的單位成本（500箱的成本分配給498箱），全部進項可抵扣，不用進項稅額轉出。如果是非合理損耗，要在基礎設置里提前設置非合理損耗類型，比如由運輸部門或其他賠償等。在結算界面，填寫發票行后面的合理損耗數量、或非合理損耗數量、金額、類型及進項稅額轉出等欄目，使其符合“發票數量（500）=入庫單行的結算數量（498）+合理損耗或非合理損耗（2）”這一結算規則，點擊“結算”按鈕。
2.貨物溢余。當供應商促銷有贈品時，比如買十贈一，入庫數量550箱，發票數量為500箱，在結算界面，在合理損耗欄用負數錄入溢余數量，點擊“結算”按鈕。
（三）將運費分攤計入存貨成本
1.將運費發票、采購發票同時與入庫單進行結算。選擇刷出的運費發票、采購發票及入庫單，在結算界面，費用分攤方式可選擇按數量或金額分攤，即如果入庫單里有多種貨物，是按貨物的數量還是按金額分攤運費，選好后，點擊“分攤”按鈕，再點擊“結算”按鈕。系統自動將入庫單原來的暫估成本改寫成采購發票成本與運費發票成本之和，作為入庫貨物的實際成本。
2.費用折扣單獨結算。如果運費發票來的晚，前面采購發票與入庫單已經結算，并在存貨核算系統已作記賬處理，又想將后來的運費分攤計入成本時，采用費用折扣單獨結算的辦法。點擊“手工結算/費用折扣結算”，刷入庫單時，已結算、未結算或部分結算的入庫單都會被刷出來，選擇相應貨物后進行分攤和結算處理，系統會生成一張結算單，里面有多條記錄，記錄將運費總額分攤到所選的每種貨物應分攤的數據。比如200元運費分攤到3張入庫單的3種（01、02、03）貨物中，生成的結算單上會有3條記錄，假如分別分攤30元、50元、120元。但用這種方法分攤的運費成本不會自動改寫原入庫單成本，要想將運費加入成本中，必須在存貨核算系統進行結算成本處理，點擊“存貨核算/業務核算/結算成本處理”，系統刷出運費單獨結算時生成的結算單，點擊“暫估”按鈕，分攤成本完畢。結算成本處理的作用是系統自動生成入庫調整單，補充調整原來不含運費的存貨成本。如在上例中，如果在結算成本處理界面的“設置”中勾選的是“將運費分攤給結算時指定的入庫單”，系統按結算單中的3條記錄生成相應的3張入庫調整單，金額分別為30元、50元、120元，依次調整原入庫成本。而且在庫存的計價方式設置為先進先出或后進先出的前提下，系統會追蹤每種貨物的出庫及結存情況分別處理。比如01貨物全部未出庫，則將30元運費全部計入該存貨的結存成本中;02貨物全部銷售出庫，系統則再自動生成出庫調整出單，金額為50元，調整出庫成本;03貨物共600箱，銷售100箱，系統再自動生成銷售部分的出庫調整單，即根據銷售比例（1/6）出庫調整單中分攤20元，剩下的100元計入該存貨結存成本。當然還要根據這些調整單再次生成調整成本的入庫及出庫憑證。 ?。ㄋ模┒鄰埌l票與多張入庫單結算
對應的入庫單與發票未隨時結算，積攢很多時，可分兩次完成。
1.對于供應商、存貨及數量完全相同的入庫單及發票，可用自動結算一次完成。也可手工完成，手工的好處是在操作過程中可清楚知道哪些入庫單與發票被結算，刷出并選擇全部入庫單或發票，點擊“匹配—按入庫單（或發票）列表匹配”按鈕，系統會在相匹配的入庫單或發票前面打勾，未匹配的取消打勾，點擊“結算”按鈕。
2.對于剩下的未完全匹配的入庫單與發票，全部選中，在結算界面，系統按每種貨物分行顯示入庫單與發票，而且入庫單按數量由小到大列示，在此將每種貨物累計結算數量大于該貨物累計發票數量那一行的結算數量改成等于累計發票數量，即可完成結算。
?。ㄎ澹┌l票與入庫單的供應商單位不同
手工結算支持到下級單位采購、付款給其上級單位的結算，支持三角債結算，即甲單位的發票可以結算乙單位的入庫單。在手工結算界面，不勾選“相同供應商”，選擇不同供應商的入庫單與發票，只要存貨相同、結算數量等于發票數量，即可實現結算。
三、票貨同期但不同時
雖然在同一會計期間，如果入庫單先到先錄入，并在存貨核算系統先進行了暫估記賬，而后發票才到，再進行采購結算，發票金額不會自動回寫到原入庫單中，類似上面的“費用單獨折扣”業務，因此需要經過結算成本處理，或者先恢復記賬后再進行采購結算。即在財務軟件使用時要注意先后順序，沒來發票的采購入庫單要等到月底，再在存貨核算系統進行記賬處理。
四、票貨不同期
如果入庫單上月已在存貨核算系統進行暫估記賬并制單處理，發票本月才來，只能按存貨核算系統選項中的暫估方式（月初回沖、單到回沖及單到補差）進行處理。
?。ㄒ唬┰鲁趸貨_。是指本月初存貨核算系統自動生成一張與上月暫估入庫單一樣的紅字回沖單，制單時據此生成紅字憑證沖銷上月的藍字暫估憑證，發票來后在采購系統與原入庫單采購結算，生成結算單，在存貨核算系統對此結算單進行結算成本處理，生成藍字回沖（報銷），其金額為發票成本，據此生成實際入庫憑證。在存貨明細賬中關于這張入庫單應有三條記錄，上月的藍字暫估成本、本月初紅字暫估成本、本月報銷后的藍字真實發票成本。
?。ǘ﹩蔚交貨_。是指本月等發票到時，經過采購結算和結算成本處理，系統自動生成紅字回沖單和藍字回沖單（報銷），金額分別為上月暫估成本與本月發票成本，據此分別生成紅藍兩張憑證。存貨明細賬中的記錄與月初回沖基本一樣，只是時間點不同。
?。ㄈ﹩蔚窖a差。是指本月等發票到時，經過采購結算和結算成本處理，系統按差額生成調整單，若發票金額大于（小于）暫估金額，生成藍（紅）字調整單，據此生成藍（紅）字憑證，補足（沖減）原暫估成本。此時存貨明細賬中應有兩條記錄，一條為上月暫估成本，一條為本月補差成本。
以上無論哪種情況，因為上月已結賬，發票金額都不會回寫到原入庫單中。
五、受托代銷結算
受托代銷是先接受委托方貨物，按雙方約定價（收手續費方式）或自定價（買斷方式）銷售貨物后，再與委托方結算價款的銷售方式。此業務核算前提是，建立賬套時企業類型只能選擇“商業或醫藥流通”，庫存及采購系統選項設置啟用“受托代銷”，受托存貨檔案的屬性必勾選“受托代銷”。
?。ㄒ唬┦芡蟹浇邮茇浳锶霂臁o論采用哪種方式，均按約定價錄入受托代銷入庫單，表頭業務類型為“受托代銷”，采購類型為“受托采購”。因現實中一般是陸續分次銷售出去，所以存貨核算系統要對受托代銷入庫單暫估記賬。
?。ǘ┦芡蟹戒N售貨物。此時給委托方開具代銷清單，委托方按約定價給受托方開具采購發票，此時點擊“手工結算/受托代銷結算”，系統刷出受托代銷入庫單，在此界面，手工填寫上半部分的發票號及下半部分每行貨物的結算數量（實際銷售數量），點擊“結算”按鈕，系統自動生成一張受托代銷采購發票，并自動將其與原受托代銷入庫單進行結算生成一張受托代銷結算單。未結算的部分等銷售后再次結算。
?。ㄈ┙Y算成本處理。受托代銷結算后，需要進行結算成本處理，否則，存貨核算系統中，“暫估材料/商品余額表”中記錄的還是未結算的暫估成本。
采購結算如果想反操作，是在結算單列表中刪除相應結算單，但如果該結算單在存貨核算系統作相應處理并已生成憑證，則應先刪除憑證、恢復記賬、再刪除結算單。
參考文獻：
[1]牛永芹，劉大斌，等.ERP供應鏈管理系統實訓教程[M].高教出版社，2016.
[2]汪剛，等.會計信息化實用教程[M].北京：清華大學出版社，2012.
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