企業印章管理存在的法律風險及應對措施
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【摘要】機關、團體、企事業單位在社會實踐活動中，經常進行彼此之間的相互往來和聯系。印章是一個機關或單位合法存在和職權的象征物。印章在日常使用管理中存在著一定的法律風險。
【關鍵詞】印章管理;法律風險;應對措施
機關、團體、企事業單位印章都是合法代表、生效負責的憑證。每個機關、團體、企事業單位的印章或領導人名章都是一種職責權力的標志。無論是公文、還是一般信件，只有加蓋印章才能產生法律的權威效用。一般來說，各類機關、團體、單位印章有以下三個作用：
一是標志作用。任何一個機關或單位的印章，都標明它的法定名稱，人們可以從印章的印文上清楚看出某個機關或單位的性質、級別和管轄范圍。
二是權威作用。任何一個機關或單位都有一定的職權，都在一定的范圍內具有權威。一些命令、指令都必須加蓋印章后才能發生效力，也才能服從、遵行、照辦或執行。
三是憑信作用。任何文件、合同、協議書及一切證件，只有蓋上印章，才能發生效力，才能表明某個機關或單位對此負有責任。
一般來說，一個機關或單位應該只有一種印章，但實際上卻有各種各樣的印章在使用。按印章的性質和作用，大致可分為如下四類：
一是公章。是一個機關或單位的正式印章。具有法定的規格、確定的外形、尺寸和樣式，刊有機關或單位的法定名稱，正式代表一個機關或單位的職權，用于公司對外事務處理。
二是專用章。如財務專用章、合同專用章、發票專用章。專用印章只用于印章上刊明的使用目的，超過這個范圍就沒有法律效力。專用章不可亂制濫用。
三是領導人名章。代表一個機關或單位的領導身份，有些憑證不但要有機關或單位的印章，而且要有領導人的名章才能生效。如財務預、決算，銀行支票，合同、協議書等都需要加蓋領導人名章。這種領導人名章，一般也屬于公文專用章。
四是鋼印。一般用在需要粘貼照片的證件上，表示證件與照片相吻合，或者用在各種票據的連接部位，也表示吻合的意思。鋼印不能獨立使用，不能用鋼印作為文件、介紹信及其他票據的有效標志。
企業在印章管理方面主要存在以下風險：
?。ㄒ唬┯≌驴讨频臉I務流程不清晰。沒有審批程序，只要業務需要，領導或部門就可隨便刻制印章，刻制后沒有下發正式啟用文件，沒有明確印章使用范圍和使用時間。
（二）印章刻制不在公安部門指定的單位進行。不在公安機關備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，為以后發生印章使用風險埋下了隱患。
（三）個別企業沒有印章管理方面的規章制度。使用印章未經過嚴格審批。印章管理人員對使用印章材料不嚴格審查，更有甚者，在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自己的視線或因自己沒時間讓他人代為蓋章，在沒有監管人的情況下允許他人攜帶印章外出。
?。ㄋ模﹤€別企業沒有統一的印章使用臺賬。對領導在材料上簽字直接上報的文件沒有登記用印事項和用印人，以后涉及此類文件的問題無法追溯，形成法律風險。
（五）個別企業印章保管制度不健全。未設專人保管，印章丟失或被盜后不及時報告，不及時報案，也不主動在報紙上發布公告聲明作廢，從而留下了潛在的用印風險。
企業印章規避風險需要采取的措施：
（一）首先建立日常保管制度。指定印章歸口管理部門，明確企業各部門印章管理職責，明晰印章刻制、使用的業務流程，做到有規可依、有章可循。
（二）建立崗位法律風險防控體系。印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風險防控職責;同時，要加強對印章管理崗位人員法律風險防范的教育，使其認識到印章對企業管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風險防范意識。
（三）建立統一的印章使用臺賬，制定印章使用申請表。申請使用印章的部門必須按印章管理規定履行審批程序，經過企業領導批準。經企業領導批準后，印章使用部門應填寫統一的用印登記表，企業文書人員對用印文件認真審查，審核與申請用印內容、用印次數是否一致，然后才能在相關文件上用印。用印時必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。
?。ㄋ模┯≌卤９苋藛T必須加強對印章的保管。未經企業主要領導批準，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時，必須指定監印人隨同。印章遺失必須在第一時間向公安機關報案，并取得報案證明，同時在當地或項目所在地報紙上刊登遺失聲明。
?。ㄎ澹┙乖诳瞻捉榻B信、空白紙張、空白單據等空白文件上蓋公章。如遇特殊情況時，必須經企業負責人同意，而且公章使用人應在《公章使用登記表》上寫明文件份數，在文件內容實施后，應再次進行核準登記。公章使用人因故不再使用預先蓋章的空白文件、資料時，應將文件、資料退回行政部（或辦公室），辦理登記手續。在使用預先蓋章的空白文件、資料過程中，公章使用人應承擔相應的工作責任。
?。┢髽I必須定期檢查印章使用情況。企業印章管理部門應按照印章管理規定組織法律、監察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查，發現問題及時采取相應措施。
?。ㄆ撸┢髽I必須及時收繳作廢印章。所屬部門發生變更或被撤銷后，印章管理部門必須收繳部門印章，并按照檔案管理規定進行存檔。
?。ò耍┢髽I在遇到仿冒本單位印章時要馬上解決。企業印章管理部門要及時將有關情況通報法律管理部門，由法律管理部門按法律規定解決。
總之，印章管理在機關、團體、企事業單位尤為重要，必須建立完善的印章管理制度，加強印章管理，強化法律風險意識，將一切可能出現的風險遏制在萌芽之中，做好事前控制是控制印章風險的關鍵。
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