農業科研單位檔案資源利用的問題及對策研究
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摘要：農業科技檔案是農業科研活動的真實記錄，作為農業生產和科學研發的寶貴材料，具有重要的保存價值，是國家和社會的寶貴資源財富。通過闡述農業科技檔案管理的重要性，梳理其與農業科研工作的相互關系，針對農業科技檔案管理現狀及存在的問題提出了提高農業科技檔案利用率的對策，使其更好地服務于科研工作。
關鍵詞：科技檔案;農業科研;利用率
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
文章編號：0439-8114（2019）10-0184-03
Abstract： Agricultural science and technology archives are the true records of agricultural scientific research activities. As valuable material for agricultural production and scientific research and development， they have important preservation value and are valuable resource wealth of the state and society. By expounding the importance of agricultural science and technology archives management， sorting out the relationship between them and agricultural research work， countermeasures to improve the utilization rate of agricultural science and technology archives were puts forward in order to better serve the scientific research work.
Key words： science and technology archives; agricultural scientific research; utilization rate
1 農業科技檔案管理
農業科研項目的進行過程中，有關于設施經費、知識產權、實驗過程進展、總結鑒定、成果申報等一系列活動產生的具有保存價值的數據資料構成了農業檔案，它能夠客觀直接地反映出科研成果、得失，詳細記錄著實驗數據、科研步驟等具有重大價值的信息[1]。因此科研技術檔案對于以后的相關工作而言具有很大程度的參考價值，是對過往情況和經驗教訓的總結，能夠提高研究效率，為以后的創新發展和發明創造奠定基礎。同時科研技術檔案也是專利申請和技術轉讓的重要依據，是一種智力財富資源，關系到相關部門的管理、技術創新和自身競爭力。綜上所述，農業科技檔案管理是一項專業性較強、任重而道遠的重要工作。
2 農業科技檔案來源及價值
科技檔案就是對科研過程中的數據、圖片、影像等資料進行歸納整理并保存[2，3]。農業科技檔案也是如此，它的每條信息都源于科研，反映著科研細節，記錄著科研的真實過程，是科研工作的主要依據，因此農業科技檔案本身就是在農業科研活動中誕生的。
2.1 農業科技檔案的素材來源于農業科研活動
農業科技檔案來源于農業科研活動，因此具有種類多、數量大的特點。農業科技檔案記載內容的種類數量相當龐大，不同學科和不同領域的科研數據均有涉及。如江蘇省農業科學院，其農業科技檔案的記載就包含大豆、甘薯、高粱等糧食作物和亞麻、蠶桑、絨棉等經濟作物。且同一種作物的檔案記錄除了品種的生產、培育、栽培技術研究內容外，還有如基因定位、轉基因技術等學科內容，甚至有時還會將種子生產、品種推廣、農產品深加工等研究一同納入到農業科技檔案記錄中，僅新品種培育單項研究檔案就涵蓋了育種計劃、夏冬季表現和選擇、不同生態區定型品系的表現、區域試驗情況等內容?？偠灾?，農業科技檔案幾乎對生產鏈的各個關鍵環節、各方面的情況內容都有所涉及，因此其內容也具有一定的復雜性。
2.2 農業科技檔案是農業科研工作的精髓和過程證明
農業科技檔案的意義和價值不僅在于相關科研活動的再現，更重要的是它作為科研結果的精華內容，是科技和勞動的結晶，體現著相關科研工作人員的勤勞與智慧，是無數艱辛探索換來的寶貴信息資源。因此，科技檔案是科研工作的重點之一，重視、妥善保管并保持檔案的完整就是對研發成果和知識產權的保護。
科研項目是農業科研的重要核心內容，農業科研的成果如專利、品種權、論文的發表等都以“項目”為中心進行。科技是第一生產力，近年來國家對農業科技的發展給予高度重視，因此單獨的課題組通常要進行多種類型的科研項目，除了本組獨立項目以外，還有與國內外其他團隊共同進行的合作項目，甚至在某個時期內要進行多種不同類型項目的科研活動，且農業科研進展緩慢，新的農作物品種從組合配制開始要進行6～8年，甚至更長時間的研究試驗和觀察才能最終獲得審定證書。由此可見，農業科技檔案是科研工作的精髓，檔案的收集范圍廣、時間長、周期跨度大，是科研過程的確切證明。
2.3 農業科技檔案管理的工作程序
綜上所述，農業科研需要經過漫長的研究周期，取得的成果涉及廣泛，再加上農業科技檔案的重要性和真實性，因此其專有、保密性較強。例如，為了保障成果能夠應用于整個生態區，其育種既要進行當地種植，又要南繁加代，這就會造成同一品種的種植區域涉及多個省份，且品種的種子、苗、根莖、葉果都是重要關鍵的科研材料，因此非常容易導致侵權行為的發生，且侵權發生后相關的調查、取證、辨別工作非常困難，鑒定的過程也是繁瑣復雜。當前農業科研知識產權的保護制度不完善，維護知識產權的過程較為艱辛。因此要妥善保管好農業科技檔案，其作為農業信息的真實記錄，是保護知識產權的重要證據。 農業科技檔案管理是指對科研活動中產生的資料信息文件進行收集整理、鑒定保管、查詢檢索、開發利用的流程性工作[4]。其中，檔案收集是農業科技檔案管理工作的基礎，要求經常、及時地對相關資料進行收藏積累，保障檔案資料的真實性和完整性。檔案整理是農業科技檔案管理工作的核心，要求對收集到的文件資料進行科學專業的分類并編制目錄，為之后的查閱提供便利。鑒定與保管是農業科技檔案管理工作的基礎和日常，通過專家對資料文件的評價確定收藏價值，在日常工作中以嚴格的標準保證文件檔案的完好無損。查詢檢索是農業科技檔案管理工作提供的主要服務，要求快捷實用、質優高效。最后能夠使檔案的價值得到充分體現的就是開發利用工作，要求做到檔案可用、有用、長期化。
總而言之，農業科技檔案管理工作要求有較強的專業性，保證能夠對資料文件及時收集整理并進行有效的日常維護，該工作的工作量較大，屬于綜合性的系統化管理工作。
3 農業科技檔案管理的現狀及問題
3.1 檔案管理人員專業知識有限
管理人員的素質是決定整體管理水平的重要因素，當前農業科技檔案管理人員的工作能力、管理水平、職業素質等尚有待提升，暫時難以達到較好的管理能力需求。調查研究發現，多數農業科技檔案管理部門的相關工作人員都沒有進行過正規的檔案管理培訓，不具備檔案管理理論知識與實際操作技能，造成多數情況下農業科技檔案難以與科研活動進行有效結合，因知識水平有限而出現對檔案的錯誤管理現象也屢見不鮮[5]。
3.2 相關工作人員缺乏檔案意識
檔案管理人員對檔案的重要性缺乏認識是當前檔案管理中的常見現象，部分農業科技檔案管理人員只重視科研活動中具有結論性和成果性的資料積累，忽視了對科研過程中具體項目的各個環節產生的資料的收集，最終導致檔案材料成套性較差，難以真正反映科研過程。此次調查中還發現，甚至有科研人員或協作單位在科研過程中存有私心，對研究成果的權屬名次明爭暗斗、爭報獎授功，私自保存科研過程的相關資料，以各種理由拒絕資料的集中管理，造成材料歸檔的不及時和檔案的不完整。
3.3 科研管理制度不完善
當前的科研單位普遍缺乏完善的管理規章制度，管理者沒有充分認識到檔案現代化、信息化[6]、高效化、智能化管理的重要性，科研項目也缺乏檢查指導和約束機制?？萍紮n案的管理缺乏整體規劃和與部門之間的協調，相關部門缺乏創新意識，工作積極性不高，經常因把關不嚴而導致檔案材料不完整。
3.4 檔案設施設備落后，資金投入不足
檔案管理信息化已是大勢所趨，信息化對管理效率的提高和其使用便捷的特點顯而易見。然而，實現信息化現代管理，首先需要大量的資金投入來更新管理設施。出于農業科技檔案的寶貴價值和其本身的特點，其信息化管理存儲設備必須具有較高的安全系數、穩定的性能和超大儲存容量，且網絡設備、軟件平臺都要跟上，才能保證檔案管理向現代化、信息化轉變。而實際中，檔案管理的資金來源主要為財政預算和上級補助，受地方財政能力的限制較大。當前農業研究的相關單位在檔案管理資金方面投入明顯不足，設備配套落后，難以滿足現代農業科技檔案的管理需求，農業科技檔案管理的信息化因此難以更進一步。
4 提升農業科技檔案利用率的對策
農業科技檔案是科研成果的一種體現形式，其內容復雜、涉及學科領域廣泛、關系到知識產權問題，需要從設備、人才培養、管理者認知等方面進行專業妥善的保管;同時要通過檔案管理人員與科研人員的合作，使農業科技檔案得到充分利用，使其價值得到充分展現，以促進農業產業化的發展。
4.1 加大設備投入力度，擴展資金來源
為了提高農業科技檔案的利用率，檔案部門要積極地推進科技檔案信息化管理，配置檔案管理專屬設備，加快科技檔案信息化管理質量，促進信息化管理的實現。在管理過程中擴展資金來源，管理部門應積極落實管理設施購置資金，加快信息化管理的進程，為農業科技檔案的高效利用創建基礎。將財政預算作為信息化管理的主要資金來源，加強與當地電信部門的合作，提升資金的使用率和有效性。檔案部門應積極推進將檔案信息化管理納入地方信息化與電子政務建設計劃中，以便取得政府部門的更多支持。
4.2 提升成果轉化認識，加強綜合性人才培養
檔案工作是為了保留科研過程的真實面貌，維護檔案真實是檔案工作者的義務，這就要求檔案工作者必須具備較好的職業道德素質和較高的政治品德素質?？萍紮n案門類眾多，各種資料千差萬別，要有效發揮各類資料的開發利用價值，就需要一支懂檔案專業、具有優秀政治素質和業務素質的干部隊伍，從而保證檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用一系列程序有條不紊的進行，使檔案工作更好地適應社會的需要。
培養專業的人才隊伍，首先要加強對相關工作人員的培訓，讓其充分認識到科技檔案的作用和價值，明確自身工作的重要性和特殊意義，以提升成果轉化認識，從而調動其工作積極性，這也是保證農業科技檔案高效利用的前提。其次是要加強專業技能的培養，保證檔案從收集到提供利用的順利進行，提高工作人員的業務水平，使其深入徹底了解本職工作。再次是要加強技術人才的培養，檔案管理的信息化發展需要一支具有現代化科學技術知識和業務知識的專業檔案隊伍。最后是要加強檔案管理人員科學文化知識的培養，從提升個人的文化素質著手，加強檔案隊伍集體的力量。根據不同的對象制定不同的培訓計劃，實行成套培訓、組合培訓，全方位提高檔案管理人員的文化素質。要求其學習科學文化知識，學習檔案管理工作業務知識，熟練掌握檔案工作的各項技能和現代管理技能，具備一定的寫作能力，能夠獨立開展工作。培養人才要有數量目標，提倡全員培訓，同時要更注重培養質量。
4.3 明確科技檔案服務于科研活動 只有對農業科技檔案進行充分的利用，才能使其經濟效益和技術價值得到真正的發揮。相關統計顯示，中國每年通過鑒定的農業科技成果多達數萬例，但真正將科技成果轉化為商業產品開發并實際獲利的卻寥寥無幾。當前中國的科技成果轉化率要遠遠落后于發達國家，多數科研成果被入檔保存。盡管中國國情和農民都迫切需要大量先進的科技成果提升農業生產效率，但實際有效供給卻嚴重不足，大量記載著科技成果的檔案無法完成轉化，對農業生產的實際影響和幫助效果有限，對其他科研項目的服務作用也沒有得到充分展現。
因此應建立完善、具有特色的農業科技成果數據庫，以統一的規范標準向相關科研部門和廣大農民進行科技成果展示，促進科技成果與農業生產實際需要的融合，提高成果轉化率。這不僅能夠提升農業競爭力，同時也能夠使科技檔案的作用和科研成果的價值得到最大限度的發揮，促進農業產業化的發展。
4.4 加強科技檔案管理者與科研人員的合作
科技檔案的重要價值在于開發利用，以優秀的研究成果再服務于科研活動。因此，檔案管理人員除了要熟知管理工作業務外，還要保證科研人員對檔案的高效查閱。檔案管理工作者要主動跟蹤科研動態，掌握行業信息動向，成為農業科研的堅實后盾;利用網絡建立方便快捷的查詢系統，以滿足科研人員的查閱需求。同時應提高科研人員的歸檔積極性，以保證檔案的完整。通過科技檔案管理人員與科研人員的相互配合，促進科技成果轉化。二者的合作關系對檔案的管理、農業科研工作的順利進行、科研成果的轉化都有著重要意義。
參考文獻
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