國內外檔案服務業機構比較研究
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摘 要 檔案服務業是一個新興的行業，檔案服務業企業作為主體通過市場行為使檔案管理工作環節商業化運作。本文首先介紹了檔案服務業企業的相關概念，然后對比了中外檔案服務業企業的發展歷程、政策環境、經營管理情況并進行分析。
關鍵詞 檔案服務業 檔案管理公司 商業性文件中心
中圖分類號 G279.3 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-01-30
Abstract Archives service industry is an emerging industry. As the main body， enterprises of archives service commercialize the management of archives through the market behavior. Firstly， the paper introduces the related concepts of archival service enterprises. Secondly， the paper comparatively analyses the development history， policy environment and management of the enterprises at home and abroad.
Keyword archives services industry; archives management company; commercial documentation centre
在我國，檔案服務業的提出是基于服務業蓬勃發展的前提而提出的，最早是2016年由浙江檔案局提出的“檔案服務業是檔案事業的重要組成部分，主要由相關主體運用現代檔案管理知識、技術和場所、設備、設施等要素向社會提供智力成果、勞務服務、檔案產品的新興行業?！盵1]我國的檔案服務業企業最早是引入了國外的商業性文件中心，如今國外的商業性文件中心大多發展良好，并且帶動著全球各地檔案服務業市場的繁榮發展。
一、國內外檔案服務業企業的現狀分析
1.國外檔案服務業企業現狀。國外檔案服務企業大多以商業文件中心的形式存在。商業文件中心早在1948年就在美國誕生了，Emmett Leahy于1948年建立了第一個商業檔案中心。在美國和歐洲的一些國家，20世紀50年代是商業性文件中心發展的初始階段，建立了很多這一類型的機構。20世紀70年代是商業性文件中心處于快速發展的階段，源于相關法律法規的頒布，社會意識的不斷提高，以及新興技術的運用。20世紀80、90年代，行業機構數量激增，隨之而來商業性文件中心協會成立，也出現了跨國企業運營模式[2]。商業性文件中心在20世紀90年代后期開始呈現優化重組、整合發展的態勢，數量相對在減少[3]。直到今天，西方的商業性文件中心無處不在，發揮著重要作用[4]。商業性文件中心隨著用戶需求及檔案數量的不斷增加，檔案管理的業務范圍也不斷豐富，多元化服務模式取代了文件的存儲保管業務，形成了信息分析以及知識服務這樣更深化的業務模式[5]。在歐洲和美國，商業文件中心的繁榮發展已經解決了文件信息管理的問題， 為企業和公共機構提供高效、安全、經濟的文件信息管理服務，并帶動了全球商業文件管理機構的發展。
2.國內檔案服務企業的現狀。中國檔案服務業的起源可以追溯到20世紀90年代。1992年，湖州檔案檔案管理中心在浙江省建德市成立，受規模的限制，檔案界并未重視。1998年深圳倉儲中心建立，成為檔案服務業起源的現實基礎。2000年，外國商業文件中心GRM信安達成功進入中國。從那時起，以盈利為目的的商業性檔案信息管理服務逐漸在中國的檔案服務業中出現。2004年，國家檔案局對檔案中介機構的發展進行了更全面的思考、研究和討論。此后，在中國的檔案服務業，以盈利為導向的商業檔案信息管理服務開始嶄露頭角。從起步到發展至今20年左右，中國陸續出現一些發展良好的大中小型檔案服務業企業，比如北京星震同源數字系統股份有限公司，成立于2002年，注冊資金3000萬，其在南京、深圳、天津、遼寧、湖北、河南等地都有分公司，算是我國檔案服務業企業中發展良好的企業代表。中國的檔案服務業正處于初步發展階段，檔案服務機構的類型多種多樣。從名稱上看，有檔案事務所、檔案技術服務中心、檔案事務服務中心、檔案咨詢服務中心、檔案寄存中心、檔案托管公司等。從業務范來看，有檔案整理、咨詢、寄存、培訓、鑒定。
3.比較分析。相較于國外的商業性文件中心，檔案服務企業在我國起步相對較晚，大約晚了50多年。通過發展歷程的比較研究發現國外的商業性文件中心，起步早、發展快，目前趨于成熟的狀態，無論外部的政策環境還是內部經營管理情況都發展態勢良好，并且對我國檔案服務企業的發展具有重要的參考意義。檔案服務企業在中國雖處于初期發展階段，但正逐步體現出檔案服務社會發展的重要性，應該在自身不斷發展的同時，充分借鑒外國的成功經驗以進一步發展。
二、國內外檔案服務業企業行業政策分析
1.國外檔案服務業政策?！皻W美的一些發達國家，商業性文件中心是完全由市場主導，純商業化的新興行業，受到市場經濟規律的影響”[6]。從初期形成到持續增長，商業性文件中心的客戶數量不斷增加，其運營以全球化為特征。其服務范圍廣，涵蓋社會活動的主要方面，擁有龐大的客戶群和較高的社會意識。隨著經濟的發展，商業性文件中心也逐漸增長，相關的法律、法規和法律的細則相繼出臺，《美利堅合眾國聯邦文件管理法》于1950年在美國頒布，授權總務署在國家檔案與文件局設聯邦文件中心。從那時起，便以法律的形式確立了商業性文件中心的地位。在美國，聯邦、州和地方政府的法律法規不斷出臺，必須保存法律和審計要求的等多種類型的文件?！皻W美的商業性文件中心還具有良好的組織保障和制度保障，國際文件信息管理服務行業協會（PRISM）在1996年成立，為商業性文件中心的行業經營管理提供了組織保障”[7]，其行業協會 PRISM制定了一系列標準，“以指南性文件發布，包括行業內機構災備標準、運營標準、風險轉移標準、載體設施標準等，這些標準與業務內容緊扣，和實踐靈活而有效的結合。”[8]國外商業性文件中心的整體產業比較成熟。行業協會PRISM可以通過廣泛招募會員，在促進商業文檔中心的發展中發揮主導作用。 2.國內檔案服務業政策。在社會發展的過程中，任何行業的發展都離不開法律環境。檔案服務業也同樣受到法律的保護和推動。我國在法律法規方面并沒有一套完整的檔案服務相關的法律法規，盡管從大方向看，檔案服務業屬于服務行業，應該屬于第三產業，可以依照第三產業的相關規定進行對照管理，如“《中共中央、國務院關于加快發展第三產業的決定》《國務院關于加快發展中服務業工作情況的報告》”[9]，它在一定程度上起到了推動中國服務業發展的作用，但其作用微乎其微，整個第三產業也是如此。目前，檔案服務業的發展需要專門的法律規范來促進和指導。在行業協會方面，沒有統一規范的行業協會。例如，餐飲業在服務業中有自己成熟的“中國餐飲業協會”。目前，我國只有規范的中國檔案學會，它起著檔案領域的橋梁和聯系的作用，平常會開展檔案學術研究，積極普及檔案知識，進行學術交流和社會服務活動，服務黨和政府，聯系檔案界工作者，促進檔案事業的發展?？偟膩碚f，從檔案學的角度來看，它為檔案管理提供了正確的方向，但我國缺乏成熟的、具有指導意義的檔案協會，無法更好地為整個檔案服務業服務。
3.比較分析。與國外商業性文件中心良好的發展環境相比，我國檔案服務業企業的發展環境相對“嚴峻”，沒有統一的、有約束力的行業法律法規來規范、限制和促進整個檔案服務業的健康發展。在相關政策方面，沒有統一的、健全的政策體系有利于檔案服務企業的發展。在產業發展方面，雖然有檔案學會從各個方面幫助推動了檔案服務業的發展，但仍然沒有具體的行業協會與國家作為制約和引導的主體。近年來，雖然檔案服務企業的外部環境得到了加強，但仍然不夠。我國需要從宏觀角度為整個行業提供良好的政策環境。
三、國內外檔案服務業企業經營管理分析
1.國外檔案服務業企業經營管理。商業性文件中心的繁榮發展還離不開企業內部的經營管理，歐美地區有許多典型的發展良好的商業性文件中心，其成功的關鍵都在于企業管理下而形成的優質的內部環境。服務方面，商業性文件中心普遍經營范圍廣，服務對象多，提供專業的服務，擁有“客戶至上”的服務理念，例如，GRM公司針對眾多不同的對象提供多樣化的服務，基于檔案生命周期規律提供安全可靠服務，給于用戶以滿意有針對性地服務[10]。Iron Mountain公司提供服務的種類和數量很多，中心的客戶不僅包括企業，還擴展到政府機構和家庭辦公室等。一直保持著“以人為本”的服務理念，可以應客戶要求提供一系列的業務檔案管理方案[11];技術方面，歐美地區典型的商業性文件中心都擁有先進的技術保障，如英國的Wincanton Records Management公司采用了先進的防盜報警和尖端的閉路電視系統并使用煙霧探測警報系統和干氣滅火系統保障文件的安全，意大利的OMTRA公司為少量文件的運輸提供了名為Travel Box Safe（TBS）的旅行保管箱，這種保管箱由優質的耐熱樹脂材料制成，絕緣密封，可以有效防止灰塵、氣體和水的影響，并在表面配備了掛鎖和堅固的把手，便于工作人員的運輸;管理方面，英國的MJF Data Management公司針對行業發展的需求嚴格招聘不同的精英，就連對保管庫房的工作人員的錄用，也傾向訓練有素、經驗豐富且有當地知識的人，Iron Mountain提供十分具有競爭力的福利計劃以及誘人的教育基金鼓勵員工的學習和創造。MJF公司一直在積極參與創造一種綠色環保的經營管理理念，并且培養每一個員工對于環境的敏感性，英國的Business Records Management公司經常在英國各個地區舉行愛心活動，號召當地居民與其一起捐款捐物[12]。
2.國內檔案服務業企業經營管理。目前，我國檔案服務業企業的經營理念、管理思想正處于初步發展與逐漸完善階段。大多數檔案服務業企業提供的服務相對單一，基礎設施、技術水平相對落后，管理經驗、手段相對不足。檔案服務業企業存在社會認可度不高，專業人才缺乏，服務水平、能力有限等問題。服務方面，從檔案學會的100多個定點企業的經營范圍，服務對象可以看出我國檔案服務業企業提供的服務大多是檔案寄存保管等服務，當然也有涉及檔案密集存儲設備、檔案包裝材料與產品、檔案數字化加工整理服務、計算機檔案管理軟件、檔案保護設備與產品、展覽展示教育等其他服務，但可以看出大多數檔案服務業企業提供的服務較為單一，內容不夠豐富。從技術水平來看，我國檔案服務業企業越來越重視對技術的引進與創新，但總體來說，高技術基礎硬件設施，創新型技術人才，專項化的技術資金的支持相對不足，技術水平有限。從管理方面來看，雖然檔案服務業企業尚處于新興的服務行業，其管理思想、方法、態度等均可借鑒其他服務行業，但僅僅借鑒是不夠的，我國檔案服務業企業還沒有形成良好的經營管理理念。
3.比較分析。我國檔案服務企業與國外商業性文件中心相比，在內部管理和外部管理等方面都存在著缺陷。國外大型的檔案服務企業服務對象廣泛，通過個性化和人性化的服務逐漸創新發展。我國的檔案服務業企業服務水平和能力都有局限性，比較落后。在技術方面，外國有許多高水平的技術人才和豐富的高科技基礎設施，能夠為企業提供強有力的技術支持。盡管中國一直高度重視，但仍存在一些不足。從整個企業的經營管理來看，我國的檔案服務業企業大多是中小型服務業企業。雖然它們不斷努力創新，但與國外商業文件中心相比仍有差距，還需進一步地加強和完善。
參考文獻
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[8]黃霄羽.檔案社會化服務研究[M].北京：中國人民大學出版社，2016（2）：103-104.
[9]信安達公司官方網站[EB/OL].http：//www.grmdocumentmanagement.com/.
[10]鐵山公司官方網站[EB/OL].http：//www.ironmountain.com.cn/.
[11]唐一芝.歐美商業性文件中心繁榮發展原因探析[J].檔案，2015（9）：16-19.
[12]英國MJF公司的官方網站[EB/OL].
[13]魏鑫茹.中美檔案服務業企業比較研究[D].遼寧：遼寧大學，2018.
作者簡介：陳鑫，中國鐵路沈陽局集團有限公司檔案史志室工作人員。
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