企業財務業務流程再造――基于管理信息系統
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【摘要】 管理信息系統是現代企業管理的一個重要組成部分,充分認識管理信息系統的重要性,積極推行管理信息系統的實施,是提高企業管理水平和企業競爭力以及使企業管理科學化的一個重要方面。企業管理信息系統的建設必然要求對企業各種具體的工作業務進行業務流程的再造,以適應管理信息系統的要求并發揮管理信息系統的優勢。嘗試分析,將管理信息系統應用于企業財務業務流程再造,所必須解決的問題。
【關鍵詞】 企業財務業務流程再造;管理信息系統;組織結構重構
一、管理信息系統發展歷史簡述
1957年,美國生產與庫存控制協會(American Production and Inventory Control Society,APICS)成立。1960年左右,Joseph Orlicky等人開發的第一套物料需求計劃(material requirements planning,MRP)面世,標志著現代管理信息系統的發展開始起步。管理信息系統是一個以人為主導,利用計算機軟件、硬件、網絡通訊設備以及其他辦公設備,進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護,以增強企業戰略競爭力、提高效益和效率為目的,支持企業高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統。它決不僅僅是一個技術系統,而是把人包括在內的人機系統,因而它是一個管理系統,是一個社會系統。20世紀80年代后期,信息被看作是一種戰略資源,是獲得競爭優勢的可能來源,是擊敗和威懾競爭者的戰略武器。管理信息系統的建立,將根本改變企業的目標、產品、服務以及內外關系,建立此系統的目的,就是要改進企業的經營管理方式,使之保障企業生存和繁榮的有效手段。
縱觀50年的發展歷程,管理信息系統的每一次進步與社會經濟發展階段、企業所處經營環境的變化息息相關。具體而言,管理信息系統的演進歷史可以歸納(如下表)。
管理信息系統的演進
汪一凡在《用數據庫表達管理思想》一書,用了一個精辟的全景圖展現了管理信息系統的全景內容:
在此全景表格中,會計信息系統是管理信息系統所能發揮作用的最高層次,會計信息系統的數據來源于企業財務會計對企業發生的交易和事項等業務的反映。在此其中,企業財務業務流程的設計,是會計信息生成的關鍵一環。本文接下來擬對管理信息系統推行障礙及其應對措施展開說明,進而展開說明企業財務業務流程再造的必要性和將會面臨的問題。
二、推行管理信息系統的障礙
管理信息系統的采用必然要引起企業財務業務流程的變化和企業內各層人員工作方式的改變。其中,基層應用的是數據處理系統,用以提高效率,中層原本是起信息溝通作用,基層與高層可以借助信息系統直接進行信息傳遞,使組織結構呈扁平化,高層用的是決策支持系統,主要用來提高效益和尋找機會。推行管理信息系統,進行業務流程再造,對不同的層次將會有不同的影響,因而也有不同的阻力。
1.來自基層的障礙?；鶎訐南到y代替人的傳統記賬工作會導致相關業務程序消失,可能會引起自己的失業或工作負擔過重,也有的人是不愿意學習新的知識和不愿意放棄舊的工作方式。有了這種思想,就會在行動上有所表現,他們或者采取不合作的態度,不交出自己手工作業的程序和經驗,或者不愿意承擔新的信息收集工作,采取消極怠工的態度?？朔@種阻力可能是有困難的,只要領導的決心大,方法對,這種阻力是可以克服的。從總體上講,任何一個先進的生產力給職工帶來的不是工作崗位的減少和生活的降低,只是工作崗位的轉移,只要領導決心大,向財務人員講清楚道理,當他們了解到事業的需要時,他們是會合作的。
2.來自中層的障礙。來自中層的阻力是最大的。因為中層財務管理人員最擔心的是組織和權力結構的變化。他們會較多地考慮管理方式的改變以及自己在這種變革中所受到的影響,隨時在想是否能跟上和適應這種變革,或者是退下來會付出怎樣的代價,他們開始不贊成變革,繼而表現為觀望、等待。在管理信息系統發展的初級階段,有所謂“中層管理消失”的說法。20多年的實踐證明,信息系統的發展,中層管理不是消失,只是結構發生了變化。中層組織的數目減少了但相對人數增加了,臨時性組織增加了,組織的變動加快了。中層財務管理人員只有認識到社會的發展趨勢,樹立變革和進取的思想,從大局出發,發揮積極性,才能適應管理發展的需要。實際上,管理信息系統的實施會給中層財務管理人員帶來施展才華的廣闊天地。
3.來自高層的障礙。高層財務管理人員不必擔心業務流程再造會給他帶來失業。推行管理信息系統,高層主要是認識問題,是如何認識這種變革的重要性,是如何處理眼前利益與長遠利益的矛盾,還有如何克服阻力的問題。當然管理信息系統支持下的財務業務流程再造對高層的決策方式也有影響,高層管理一般表現有二種:第一種是漠不關心,甚至采取回避態度;或是空有熱情,把企業業務流程再造當成是一般技術開發,并沒有把管理信息系統的開發當成是一次企業財務業務變革和管理變革。第二種是親自參與領導,懂得把管理信息的開發和財務管理模式的變革結合起來,能抓住關鍵問題。雖然它們并不懂很多管理信息系統的技術,但他們會領導企業財務業務流程再造的開發。善于提出目標,組織動員群眾;善于分析和利用各種矛盾,因勢利導;善于變消極因素為積極因素,掃清前進道路上的障礙。在他們的領導下,管理信息系統的開發沒有不成功的。
三、建設管理信息系統平臺的措施
管理信息系統的建設一定要循序漸進,統籌安排。
1.正確認識和認真分析財務工作環境。一般認為,應從企業的實際出發,確定合適的目標,取得合適的進展,不是一味追求某種理想的境界。應注意認真分析信息系統對企業財務工作帶來的好處;提高管理人員的改革意識和管理水平;提高職工的文化素質和企業的管理基礎;認真分析企業的技術力量情況;認真分析企業的資金情況;認真分析管理信息系統的平臺作用;提出企業財務業務流程再造的方案;提出財務業務流程再造可能出現的問題及應急預案;信息與管理的人力資源儲備。識企業財務工作環境,要分析動力何在,如何激勵。開發信息系統的動力來自兩方面:一種是內力驅動,一種是外力驅動。內力驅動是來自內部的提高效益或改進技術的需要,外力驅動則是市場經濟的要求驅動或上級驅動。當前中國不能不說行政驅動仍是一種有效的動力。行政驅動有時會出現一些假象,某企業為了上等級,搞一些規劃和買一些計算機當花瓶擺樣,這是沒有實際價值。
2.選擇合適的方式。針對自己企業財務工作的情況選擇合適的方式,是成功的關鍵。成功的企業大致有以下兩種模式:(1)自上而下開發的方式。這種方式一般是列入上級規劃,得到上級立項支持。一般起點高,采用內外結合的方式。采用這種方式的企業,首先都是建立以總會計師為首的財務業務流程再造領導班子,然后進行總體規劃,明確系統目標,選擇精干的技術隊伍,最后按照系統工程步驟按部就班地嚴格執行。(2)全面引進的方式。在引進信息系統的時候,不僅引進硬件和軟件,而且引進國外的財務管理系統和管理方式。全面引進的方式不僅能提高設備水平,還能大大提高我國的管理水平,這種方式效果好,但實現難度大,內部人員以及資金要求均較高。
四、財務業務流程再造的管理信息系統開發戰略
企業管理信息系統的建設必然要求企業具體的各種工作業務進行業務流程的再造,以適應管理信息系統的要求并發揮管理信息系統的優勢。財務業務的流程再造是企業管理信息系統建設的重要內容之一。傳統的財務業務流程和管理組織形式與社會的發展及平穩的管理環境相對應,也是信息技術不發達的結果?，F代組織理論的創立者切斯特?巴納德指出:組織的共同目標和人們的協作意愿需要通過信息溝通來連接才能成為動態的過程,由信息傳遞技術所決定的傳遞渠道、體系、覆蓋面及密度在很大程度上影響著組織的結構。信息技術的發展改變了原有組織和管理體系的信息基礎,即改變了主要依靠語言和文字的信息交流方式、主要依靠人腦和手工的信息處理方式、主要依靠人腦和文件的信息存儲方式,可以實現信息的快速處理與傳遞,實現全方位的信息共享,實現異地控制及分布式的統一協調。現代信息技術的發展呼喚全新的業務流程與企業組織結構的出現。企業應利用開發管理信息系統的時機,以BPR思想為指導重構企業業務與管理組織。美國的IBM公司和福特公司、日本的富士通公司、意大利的菲亞特公司等利用財務業務流程再造及現代信息技術已取得了巨大的成效。
1.財務業務流程重構。針對財務業務流程調查結果,以財務流程為改造對象,以管理信息系統為技術平臺,對企業財務流程進行根本性的思考和分析,通過對財務流程的構成要素重新組合,產生出更為有價值的結果,以此實現財務流程徹底的重新設計,從而獲得企業績效的巨大改善。
2.組織結構重構。根據財務業務流程重構方案,打破舊有模式重組財務組織結構。管理信息系統可以使具有以下特點的財務管理組織有效運轉:(1)縮減乃至取消中間管理層,加強作業層與決策層的直接溝通;(2)增寬管理幅度,確保管理者與下屬間信息的有效傳遞;(3)組織規模減小且成扁平狀,提高企業財務管理的靈活性、彈性和對市場的反映能力;(4)實行團隊工作,確保團隊成員間的全方位溝通以及團隊與團隊之間的信息交流;(5)全新的網絡結構組織確保信息上下左右暢通無阻,組織結構具有較高的靈活性和機動性。
財務業務流程與組織結構的重構,使管理信息系統的財務部分工作大大簡化。事實上,財務流程再造過程已經充分考慮了重構方案的邏輯實現,為數據流程方案的實現奠定了基礎。
五、實施企業財務業務流程再造戰略的措施
1.領導重視并親自主持。企業財務業務流程再造事關企業管理信息系統建設的全局,其全局性和戰略性決定了它的實施必須有最高權力的企業領導的高度重視和親自主持。企業領導應與管理信息系統開發小組及財務專業小組一起,對企業的發展及管理信息系統的構建有一個整體的切實可行的構想,然后義無反顧地付諸行動,革新業務流程、重構組織結構,以最終實現預定的目標。
2.業務部門的溝通。財務業務的流程再造,不僅會改變本部門人員的工作習慣,也會改變企業其他部門管理人員多年習以為常的工作方式,并涉及其權力和利益,它的實施必然會帶來較大的阻力。企業領導要對職能部門和有關人員進行教育和培訓,使他們明確財務業務流程再造的必要性及其對企業發展和職工利益帶來的益處,并充分授權,最大限度地發揮各自的創意,從而減少或消除阻力,進一步調動全體員工的積極性,為財務業務流程的順利實施奠定堅實的群眾基礎,以配合財務部門的業務流程再造工作。
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