從一起案例看合同履行證據保留的重要性
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摘 要：“誰主張誰舉證”是一般的舉證原則，但在被告缺席審判中，原告需承擔更重的舉證責任，因此合同履行過程中證據的收集和保管，就成為能否勝訴的關鍵，從證據意識的提高、內部文件管控的加強、合同證據保留的范圍、方式方法幾個方面，對企業加強合同履行證據的管理提出建議。
關鍵詞：合同履行;證據保留;證據保留措施
現代市場經濟中，企業之間的經濟往來均需要依靠合同來確立雙方的權利和義務，合同在市場經濟中起著保障社會經濟秩序和健康運行的重要作用。企業對于合同的簽訂工作普遍制定了較為詳細的操作流程，但是對于合同簽訂完成后的履行過程的重視程度還不夠，特別是對于合同履行中證據的收集、保留等缺乏足夠的重視和有效的制度規范，發生糾紛時往往因為無法提供有效的證據而在訴訟中處于不利地位。
本文結合一起真實案例，闡述了法律上對證據的認定及缺席審判下的證據舉證規則，剖析了案例反映的企業在合同履行證據管理中存在的缺陷和經驗教訓，然后從證據意識的提高、內部文件的管控、合同履行證據保存的重點范圍和類型、合同履行證據保存的方式方法四個方面，對合同履行中證據的保留提出了一些建議。
一、案件回顧
L公司與F公司存在長期供貨關系，2009年6月雙方簽訂了《產品購銷合同》，合同約定的付款方式為“預付款30%，余額帶款提貨”，交付時間為2009年12月。
2009年9月，L公司以銀行匯款的方式一次性向F公司支付了100萬元，100萬元貨款包括以前年度的欠款，也包括2009年6月簽訂的合同的預付款。L公司付款后，立刻聯系F公司，要求其安排生產，此時F公司告知L公司，公司銀行帳戶已被凍結、公司將積極籌集資金。此后雖然L公司業務人員多次電話催促F公司盡快安排生產，但F公司均以資金緊張為由拖延。2009年12月，L公司采購員到F公司催貨，F公司出具了書面的《致歉函》，《致歉函》中承諾“會盡快解決貴單位問題，月末將100-170萬發票開出，來年補清所有發票。”但之后F公司并未履行該承諾。
2015年5月，L公司向F公司所在地法院提起訴訟，要求F公司向L公司退還30萬元預付款，并開具200多萬元的增值稅發票。L公司提交的證據包括雙方簽訂的《工礦購銷合同》、L公司向F公司付款的銀行匯票、對賬單（未經F公司簽字）、F公司于2009年12月向L公司出具的《致歉函》、L公司于2011年、2012年和2014年3次向F公司郵寄的《貨款催收函》等。
被告F公司經法院公告送達后未到庭應訴，法院進行了缺席審理。一審法院認為L公司提供的證據，僅是L公司單方對F公司拖欠貨款、拖欠發票事實及數額的證明，不能證明訴訟時F公司是否拖欠L公司貨款及發票，更不能證明拖欠貨款及發票的數額。因此，L公司要求F公司退還已支付的預付款并賠付相應利息，開具貨物增值稅發票的訴訟請求，證據不足，判決駁回L公司訴訟請求。L公司不服提起上訴，二審法院維持一審判決，駁回L公司上訴。
二、法律上對證據的認定及認定規則
前述案件最終以L公司敗訴終結。為什么L公司事實上付了款，F公司事實上未交貨，L公司也提交了關于合同履行的相關證據，但法院卻認為這些證據不能作為F公司拖欠L公司貨款和發票的證據呢？
要理解法院對此案的判決理由，需要厘清法律上關于證據的概念，以及缺席判決情況下法院對證據的認定規則。
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《最高人民法院關于民事訴訟證據的若干規定》第二條確立了“誰主張誰舉證”的舉證規則，大部分類型的案件都遵從這一原則。該規定同時規定，法律上認可的證據需具有“真實性、合法性、關聯性、證明力”四個要素，這四個要素缺一不可。如果一方提交的證據雖然具有真實性、合法性，但與待證事實之間沒有關聯或者證明力不夠，將不會被法院采納。
（二）缺席判決下的證據認定規則
“誰主張誰舉證”是一般的舉證規則，但在被告缺席的情況下，庭審中的辯論程序和質證程序都變成單方面的，在被告沒有提供任何證據的情況下，法官并不會簡單地作出被告對原告提供的證據“自認”的判定，特別是在被告下落不明情況下的缺席判決，法院對證據的認定會更加慎重。法官為了防范自身的審判風險，只有在原告能提供原始的、直接的證據支持其所主張的訴訟請求的情況下，才會僅依據原告提交的證據支持原告的主張，這實際上對原告方的舉證責任提出了更高的要求。
本案所涉及的案例就是一個典型的缺席審理的案件，法官采取了一種較為嚴格的證據認定方式。
三、對本文案例的思考
前述案例L公司敗訴的關鍵是法院認為“L公司沒有證據證明在訴訟時，F公司仍然拖欠著L公司的貨款及發票，更不能證明拖欠貨款和發票的具體數額?！盠公司在訴訟中提交的關于證明F公司拖欠貨款及發票的主要證據是F公司出具的《致歉函》，從《致歉函》的內容看，雖然描述了F公司拖欠L公司發票的事實和2019年12月將要補開的發票數額，但是沒有描述F公司拖欠L公司貨物的情況，也沒有描述拖欠的貨物和發票的具體金額。同時這份《致歉函》開立的時間為2009年12月，至2015年L公司起訴時，已經長達5年多。時隔5年，F公司是否交付了貨物，是否仍然沒有開具發票，在被告沒有出庭的情況下，法院確實很難僅憑L公司提供的《致歉函》和L公司付款的憑證就認定F公司仍然存在拖欠行為。
在此案中，如果業務員在拿到《致歉函》時認真審查，對《致歉函》中未明確的“拖欠貨物、發票的數額及交貨、補開發票的時間”加以補正，并在F公司未能按照《致歉函》約定的時間交付貨物及補開發票后，立即以書面形式催告，并取得F公司簽字蓋章的對賬單或者類似對債務和發票進行確認的書面證據，就能夠構成完整的證明F公司拖欠L公司貨物和發票的證據鏈，同時盡快起訴，完全可以勝訴。但因業務部門和經辦人員證據意識欠缺，未能取得相關的書面證據，導致在缺席審理的情況下無法提供有效的證據而敗訴。 四、加強合同履行中證據保留的建議
結合本文案例和筆者多年的工作經驗，提出以下建議：
?。ㄒ唬┨岣咦C據意識
業務部門在合同履行中，一方面應當堅決摒棄“有事好商量”的老觀念，樹立證據意識，妥善保管合同履行中的往來文件，發生爭議時要及時固定證據;另一方面在溝通中要注意不要擅自作出承諾或發表對己方不利的言論，以防被對方錄音從而形成不利證據。
（二）加強內部文件的管控
在企業內部文件中，可能存在對企業自身不利的描述。如匯報材料中關于相關事項的利弊分析，這類文件一旦被對方掌握就容易形成對己方不利的證據。在筆者處理的案件中，就存在業務人員將企業內部流程性審批文件交給對方單位，差點形成企業自認債務的證據。因此一方面要加強對內部文件的管控，另一方面要加強對業務人員的普法教育。
（三）明確合同履行證據保存的重點范圍和類型
在合同履行中，證據保存的重點主要包括兩個方面：
一是合同正常履行產生的證據。如交付貨物的交接單;銀行匯款單、發票、收據等相關的付款憑證;驗收過程中雙方簽字的驗收單。特別需要注意的是驗收證據，根據《合同法》的規定，在加工承攬、建設工程合同中，驗收既是接收方（定作方/發包方）的一項權利，也是一項義務。如果接收方在合同約定的期限內或者合理期限內沒有進行驗收，視為其怠于行使自己的權利。因此，對此類合同，一旦在驗收中發現存在質量等問題的，應立即在驗收記錄上寫明存在的問題，并要求對方簽字確認，如果對方不簽字的，應當立即以書面形式函告。
二是合同變更、解除或發生履行爭議的相關證據。主要包括變更或解除協議、關于爭議、糾紛處理的往來函件、會議紀要、溝通備忘錄、向對方發送的通知/告知/信函、對對方通知/告知/信函等的回復及其他履行合同的相關資料（包括文書、傳真、電子郵件、短信、微信等）。
合同履行證據保存的類型主要包括書證、物證、視聽資料幾種類型。
?。ㄋ模┖贤男凶C據保留的方式方法
1.妥善保留原始證據
根據法律規定，“無法與原件、原物核對的復印件、復制品”是不能單獨作為認定案件事實的依據的。因此，對于合同履行中形成的證據資料，特別是原始資料，應當與合同原件一并加以妥善保管，并指定專人妥善保管。
2.妥善保留送達證據
對于通知對方才生效的證據，如債權轉讓通知、債務催收通知等，需要取得已經履行了通知義務的事實或行為的證據。一般情況下，能夠取得對方單位簽收證據的，應當取得簽收證據，對方單位不簽收的，應采用EMS郵寄方式并在投遞完成后將郵局提供的回單或將網上查詢結果作為送達的依據，需要注意的是以郵寄方式投遞時，應在信封上注明文件內容及份數，如“《關于催收××合同款（共計人民幣××元）的通知函》一份”。
3.電子證據的保留
根據目前的司法實踐，電子郵件，短信、微信等形式的證據可以作為認定事實的依據的，但需要注意的是，在作為證據使用時，在發送人的身份信息和證據的內容方面容易發生爭議。為了保證電子證據的有效性，應從以下幾個方面做好證據的固定工作：
一是在合同中事先固定雙方的聯系信息，如在合同中明確合同雙方的聯系人、聯系方式（固定電話、手機號、微信號、傳真號、電子郵件地址等）。
二是在通過微信、短信、電子郵件等方式溝通時，采用規范的語言，寫明具體的溝通內容，完整填寫涉及的合同名稱、設備名稱等;郵件主題中要明確溝通的主要內容，回復對方郵件時在原郵件上回復且完整保留對方發送的原郵件內容。
三是及時備份溝通過程中的微信、短信、電子郵件等，防止因網絡、設備問題造成相關證據被刪除、無法使用等問題。
四是采取公證方式固定證據，發生爭議的，對作為證據的電子郵件、微信、微博等及時進行公證。
4.視聽證據的保留
視聽證據，如錄音、錄像等是法律認可的證據類型。但需要注意的是，視聽證據的取得方式一定要合法，不能采取裝竊聽器等違法形式取證，一般要選擇在公開場合進行，在錄音、錄像中，明確表明談話的時間、地點、參加人員等。如果要使用監控設備中的證據的，應及時提取，防止因監控設備定期刪除存儲信息導致證據滅失。
五、結語
在合同履行中發生爭議，需要解決時，如果沒有相關的證據，就容易發生糾紛，而進入訴訟程序后，也會因為沒有法律證據而敗訴。因此提高證據意識，掌握合同履行證據保留的知識、完善證據管理制度、加強合同履行資料管理，對于保障合同的順利履行、避免糾紛的發生和維護企業合法權益具有非常重要的意義。
參考文獻：
[1]《中華人民共和國民事訴訟法釋義》.全國人民代表大會常務委員會法治工作委員會編.法律出版社.
[2]張曉秦，任雅麗.履行合同過程中如何保留證據[J].山西法制報，2014年5月19日.
[3]《缺席審理中證據的審核認定》.廈門市中級人民法院課題組.人民法院報，2003年7月1日。
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