數字時代檔案文獻編纂成果利用影響因素及優化策略研究
來源:用戶上傳
作者:
摘 要 檔案文獻編纂成果的利用是檔案文獻編纂工作的最終目的。數字時代，檔案文獻編纂成果可選擇的內容和形式愈加豐富，用戶的利用意識日益提高，媒介傳播力進一步擴展，促使檔案文獻編纂工作積極轉變服務理念，以用戶為中心，不斷提高檔案文獻編纂成果的利用率。對此，需要創新形式、優化編纂內容，深入用戶、開展分眾傳播，積極宣傳、發揮成果價值，形成滿足用戶需求、符合用戶期望的檔案文獻編纂成果，以提高用戶積極性和滿意度，優化數字時代檔案文獻編纂工作的服務質量。
關鍵詞 檔案用戶 檔案文獻編纂成果 用戶利用 影響因素
中圖分類號 G273 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-04-02
Abstract The utilization of archival documents compilation work is the ultimate goal of archival documents compilation. In the digital age， the contents and forms of archival documents compilation work are more and more abundant， the user's awareness of utilization is increasing and the media communication power is further expanded. The archival documents compilation needs to change the service concept and be user-centered， then the utilization of archival documents compilation work will be increased. In this regard， it is necessary to innovate the form， optimize the compilation content， strengthen the communication with users， carry out the focus communication， actively publicize and develop the value of the work， thus the archival documents compilation achievement that meets the user's needs and expectations can be made so as to improve the user's enthusiasm and satisfaction and optimize the service quality of the archival documents compilation in the digital age.
Keyword archives users; archival documents compilation achievement; user utilization; influencing factor
一、引言
檔案文獻編纂旨在探討如何主動、集中、系統、科學地編纂、公布檔案信息資源，以生產出高質量的編纂成果服務于社會[1]。隨著數字時代的到來，檔案文獻編纂成果的影響力進一步擴大，社會功能日益凸顯，由科學研究逐漸擴展至社會生活的各個方面。盡管互聯網技術的發展為檔案文獻編纂成果的推廣提供了更多機會，但仍然存在宣傳不到位、用戶滿意度較低的問題。與此同時，由于利用者自身情況各異，其對檔案文獻編纂成果的利用水平和能力也有所差異，往往局限了檔案文獻編纂成果的利用效果，使得檔案用戶的利用需求和利用期望難以得到滿足。因此，需要進一步明確影響檔案文獻編纂成果利用的因素，據此提出相應的優化策略，以增強用戶利用檔案文獻編纂成果的積極性，促使其有意愿或主動對檔案文獻編纂成果進行利用，從而推動檔案文獻編纂工作的不斷發展，最大限度地發揮和實現檔案文獻編纂成果的價值。
二、檔案文獻編纂成果利用影響因素
在檔案用戶利用過程中，對檔案文獻編纂成果的態度，包括判斷、評價以及利用意向等，有時并不完全符合最佳效益原則，而是受到檔案文獻編纂成果自身、檔案文獻編纂成果利用者以及檔案文獻編纂成果傳播力等三個方面因素的影響。
1.檔案文獻編纂成果自身因素。在三個方面的影響因素中，檔案文獻編纂成果的自身因素是基礎，包括檔案文獻編纂成果的內容和形式兩個部分。一方面是內容，主要包括內容的真實性、內容的豐富性、內容的趣味性以及內容的個性化程度。第一，內容的真實性是指檔案文獻編纂成果真實可靠，編纂人員客觀、如實地對檔案信息資源進行編輯、撰述，真實性是檔案文獻編纂成果的基本要求和用戶選擇利用檔案文獻編纂成果的根本條件。第二，內容的豐富性即檔案文獻編纂成果內容翔實、系統完整，整合完善的檔案文獻編纂成果會節省用戶利用的時間和物質成本，從而增強其利用意愿。第三，內容的趣味性指檔案文獻編纂成果內容新穎，能夠激發用戶利用興趣，促進利用行為的發生;第四，內容的個性化程度是指檔案文獻編纂成果能夠針對不同用戶個體的利用需求，為其提供個性化的信息和服務，有利于提升用戶滿意度。另一方面是形式，主要包括載體形式和內容形式。首先，載體形式上，隨著互聯網和多媒體技術的不斷進步，檔案文獻編纂成果的載體由圖書、期刊、報紙等印刷型出版物發展到廣播、電視等電子媒介載體，再到包括網絡、移動端、新媒體在內的新型載體形式[2]，以更加便捷的檢索與傳播方式，將檔案文獻編纂成果呈現給用戶。其次，內容形式上，包括文字、圖片、音頻、視頻、動畫等多種形式。Hamill、Wilson和Nisbett的研究表明，包含情感訴求的、形象生動的呈現方式比擁有豐富客觀信息的呈現方式更具說服力，讓用戶產生愉悅感和付出更少認知資源的檔案文獻編纂成果比抽象的統計學事實或數據對檔案用戶信息行為具有更強的影響力[3]。傳統的檔案文獻編纂成果多以文字、圖片的方式展現，當前借助信息技術的發展，以音視頻、紀錄片等形式傳播的檔案文獻編纂成果日益增多，檔案文獻編纂成果的內容表現形式不斷呈現出豐富化、多樣化的趨勢，有助于優化檔案文獻編纂成果的內容表達，提升其吸引力。 自身因素決定了檔案文獻編纂成果的吸引力，整體吸引力高的檔案文獻編纂成果更易引起用戶關注，提高檔案文獻編纂成果對檔案用戶利用意向和實際行為的說服能力。首先，有吸引力的檔案文獻編纂成果可以增強用戶的認同感，檔案用戶往往更易于接受其認同的編纂成果，同時對其付諸利用行為的可能性更大。其次，有吸引力的檔案文獻編纂成果能夠主動調動檔案用戶的認知資源，從而提高其實際利用行為的概率和利用效果。
2.檔案文獻編纂成果利用者因素。除檔案文獻編纂成果自身因素能夠影響用戶的利用態度和行為外，檔案文獻編纂成果利用者這一因素同樣具有重要影響。結合心理學的研究成果，可以得出檔案用戶的信息需求、利用意識、知識結構以及認知能力[4]等特征對檔案文獻編纂成果的利用發揮著重要作用。
一是用戶的信息需求。信息需求是用戶利用檔案文獻編纂成果的重要驅動性因素，是促使用戶產生利用意愿或付諸利用行動的前提，用戶的利用以信息需求為導向，信息需求的程度高低直接影響著用戶利用檔案文獻編纂成果的頻率和效果。例如信息需求高的用戶更易于積極、主動地查詢、檢索、獲取并利用檔案文獻編纂成果，而信息需求較低的用戶往往會傾向于被動地接收編纂成果。二是用戶的利用意識。信息需求和利用意識二者相輔相成、互有影響，信息需求在刺激用戶利用意識的同時，用戶利用意識也影響著信息需求的高低及目的。從目前情況看，用戶對檔案文獻編纂成果的信息需求大多是解決個人的實際問題或利益需要。其次是學術研究方面的利用，而少有精神文化層面的利用，因此檔案文獻編纂成果的作用還遠未發揮出來，增強用戶利用意識、提高對檔案文獻編纂成果價值的認識水平勢在必行。三是用戶的知識結構。布魯克斯方程式指出，用戶信息需求和利用行為通常以其自身的知識結構為出發點，以自我評價為標準。該方程式描述了用戶知識結構與信息需求及其利用行為的一致性心理學特征[5]，說明檔案文獻編纂成果的利用與利用者個人原有的知識結構密切相關，知識結構會影響用戶在利用時對編纂成果內容、專題的選擇，具有完善知識結構的用戶對編纂成果的可選擇范圍更廣。四是用戶的認知能力。認知能力通常指人們感覺、記憶、理解、選擇某個主題或情境的一系列思維活動的能力[6]，可以促使用戶判別、思考、探索接收到的檔案文獻編纂成果，對其進行多維度考察和反饋，更充分地挖掘出編纂成果的價值。
3.檔案文獻編纂成果傳播力因素。傳播力是指傳播主體通過各種手段，實現有效傳播的能力。傳播力具體指媒介采集和傳播新聞事件或信息的能力[7]，衡量某一傳播主體的傳播力需要通過綜合分析其作用于傳播客體所產生的影響而得出。簡而言之，檔案文獻編纂成果的傳播力因素包括傳播范圍和傳播效力兩方面。第一，傳播范圍意在判斷檔案文獻編纂成果的傳播廣度和宣傳力度。數字時代，海量的信息以各種形式遍布傳播，信息的更新頻率和速率迅猛提高，如若檔案文獻編纂成果不能主動走進大眾視野、吸引用戶注意，全方位、多角度、各層面地加大宣傳，就很容易被埋沒在不計其數的信息浪潮中，難以發揮價值。第二，傳播效力旨在強調檔案文獻編纂成果的傳播精度和宣傳效果。當傳播范圍保持在相對穩定、可觀的水準后，傳播效力的作用將漸趨顯現，如在知曉該檔案文獻編纂成果后用戶是否有意愿或有興趣進行利用，在檔案文獻編纂成果的傳播或宣傳的過程中是否能夠恰當說明該編纂成果的內涵、特性和價值，是否能夠通過積極宣傳增強用戶的參與感、促成用戶利用行為，都依賴于檔案文獻編纂成果的傳播效力。同時，傳播效力還具有針對目標受眾、快速實現主題的意圖[8]，啟發檔案文獻編纂成果既要保證傳播范圍的廣度，也不能忽視應有的傳播有效性。
三、檔案文獻編纂成果利用優化策略
針對上述檔案文獻編纂成果利用的影響因素，可以提出具體的關于檔案文獻編纂成果自身、檔案文獻編纂成果利用者以及檔案文獻編纂成果傳播力方面的優化策略。
1.優化內容，創新編纂形式。內容和形式是檔案文獻編纂成果自身影響因素的重要組成部分，可以從以下三方面進行改善。
（1）注重與社會熱點、公眾的互動。首先，檔案文獻編纂成果的編纂者需要在擁有豐富、精深專業知識的基礎上，積極參與社會各層面的實踐活動，主動走出去，充分了解、掌握當代社會發展的動態和趨勢[9]，從而確定出準確而恰當的檔案文獻編纂成果選題。其次，檔案文獻編纂成果的編纂者需要注重社會公眾的信息需求和思想潮流，主動調查用戶對檔案文獻編纂成果的意見或建議，據此選擇符合社會公眾預期、能夠滿足社會公眾需要的編纂選題，在保證檔案信息資源客觀真實的基礎上，運用當下主流的價值理念結合社會需求對其進行整理編纂[10]，從而有針對性地加強檔案文獻編纂成果與社會公眾的連接性。
?。?）注重提升編纂成果內容的個性化。一方面，可以在保證檔案文獻編纂成果內容豐富性和真實性的基礎上，適當地采用富有趣味、詼諧的語言對其進行細節性完善，在完善過程中需要注意把握好兩者之間的平衡點。另一方面，在滿足大眾基本利用需求的前提下，加大對不同階層、不同偏好用戶的關注力度，考慮到不同人群、不同個體對檔案文獻編纂成果的特殊需求，為其提供個性化的編纂內容。
?。?）借助多媒體技術豐富編纂形式。數字時代，各種新興技術興起并迅速發展，檔案文獻編纂工作可以運用先進的互聯網技術、多媒體技術以及各種新型載體將編纂成果以更加豐富多彩的形式展現出來。如采用多媒體技術和超文本的編纂方式，通過數字化技術將模擬信號轉換成數字信號的二進制數字信息，將文字、圖片、音頻等單一的檔案文獻編纂成果形式進行有機結合[11]，使之達到較為理想的視聽效果，更加直觀、生動地呈現在檔案文獻編纂成果的受眾面前。例如，青島檔案館專門開辟了“視頻青島”一欄，用以展示包括“城市記憶”“青島史話”等文獻紀錄片和具有地方特色的民俗文化在內的館藏精品視頻[12]。同時，也可以采取線上線下相結合的呈現形式，將檔案文獻編纂成果的利用打造成雙向、互動的模式，既通過電視或網絡向公眾發布影視作品、紀錄片、專題片，引導用戶在線參觀、留言反饋，又通過線下的專題展陳、教育宣講等形式，將檔案文獻編纂成果以一種易于為社會公眾所接受的形式進行展現，增強社會對檔案以及檔案文獻編纂成果的價值認知。 2.深入用戶，開展分眾傳播。檔案文獻編纂成果的利用者因素啟示檔案編纂工作要考慮用戶的自身情況，針對不同用戶提供針對性服務，進行分眾傳播。分眾傳播的核心理念是用戶需求的差異化，其滿足程度可以通過信息反饋來獲知，并進行不斷調整和改進[13]。
?。?）了解用戶差異化需求。首先，檔案文獻編纂工作者需要提高自身“分眾”意識，順應時代發展的潮流，轉變服務思想和理念，用分眾理念指導檔案文獻編纂成果的傳播與利用。其次，檔案文獻編纂工作者需要積極融入大眾，走向社會，深入調查研究用戶的年齡分布、社會閱歷、信息需求及知識結構等群體或個體情況，可以通過挖掘用戶的查詢、訪問、利用記錄來獲取用戶的需求、興趣和愛好等信息，在掌握一定用戶信息的基礎上，做好改進檔案文獻編纂工作的準備。
?。?）開展個性化服務工作。第一，劃分用戶群體，構建用戶信息庫。在深入了解檔案文獻編纂成果用戶的差異化需求和個體信息后，需要對用戶劃分組類，據此建立起用戶的需求模型和信息數據庫，隨后可以對需求模型和信息庫進行數據分析和結構化描述[14]，以求更加客觀、嚴謹地把握用戶信息、理解用戶需求。第二，針對用戶利用特性，制定個性化服務方案。通過對用戶信息的統計分析，可以得出用戶大致的利用偏好及趨勢，對此需制定不同性質的服務策略[15]。例如，對認知能力較強的用戶而言，他們有意愿和能力搜索自己感興趣的檔案信息資源或檔案文獻編纂成果加以利用，可以為該類用戶提供個性化的定制服務，充分發揮其主觀能動性。而對認知能力較弱的用戶來說，他們可能不善于主動利用檔案文獻編纂成果，可以為該類用戶提供個性化的推送服務并加以引導，幫助其進行檔案文獻編纂成果的利用。
?。?）建立良好的反饋機制。良好的反饋機制有助于促進檔案文獻編纂成果分眾傳播取得理想化的效果。一方面，通過反饋機制，用戶對檔案文獻編纂成果的利用過程進行評價或表達意見，有利于提升用戶的參與感和積極性;另一方面，通過用戶反饋的信息，檔案文獻編纂工作者可以進一步深入對用戶的了解程度，完善用戶信息需求模型和信息數據庫，繼而調整和改善檔案文獻編纂成果。因此，檔案文獻編纂工作者需要鼓勵用戶積極參與到反饋中來，定期進行用戶感知和利用體驗的調研，還需要開辟出完善的反饋渠道和途徑，如電子郵件、網頁問卷、利用回訪等，以達到更優更好的分眾傳播效果。
3.積極宣傳，發揮成果價值。檔案文獻編纂成果的傳播力因素啟示檔案文獻編纂工作要致力于擴大編纂成果的傳播范圍、提高編纂成果的傳播效力，對此有以下兩種策略。
?。?）加強協同合作，促進互動交流。檔案文獻編纂成果可以看做一種文化的傳遞與繼承，而作為文化傳播機構之一的檔案館可以與圖書館、博物館一起進行推廣、宣傳，如聯合展覽、互用場地等，利用圖書館較廣的受眾和博物館較強的吸引力擴展檔案文獻編纂成果的傳播范圍。
（2）利用社交媒體，促進成果共享。社交媒體即社會化媒體，是通過撰寫、發布、評論、溝通等行為來分享、交換信息的平臺和技術[16]。檔案文獻編纂工作者需大力倡導社交媒體在檔案文獻編纂成果傳播中的應用，發揮社交媒體的交互功能，為用戶提供可供交流與溝通的平臺，暢通公眾參與渠道，鼓勵用戶發表觀點、共享資源，從而提高檔案文獻編纂成果的傳播力，以充分發揮檔案文獻編纂成果的價值和作用。
四、結語
檔案文獻編纂成果在社會生活中具有重要的價值，但是檔案文獻編纂成果作用價值的真正實現卻是一個較為復雜的社會問題。其價值作用的發揮不僅取決于檔案文獻編纂成果的自身因素，檔案文獻編纂用戶的個體因素以及檔案文獻編纂成果的傳播力也同樣有著十分重要的影響。因此，在檔案文獻編纂的內容、形式、傳播力等方面予以創新的同時，還需要以豐富、新穎的形式面向不同年齡、認知的人群，對社會公眾產生吸引力，讓用戶主動感知、樂于利用，以提高檔案文獻編纂成果的利用率和用戶滿意度。
參考文獻
[1]楊曉晴.從文獻計量學角度探析我國檔案文獻編纂學研究[J].檔案學研究，2006（5）：30-33.
[2]楊艷華，金文杰.當代檔案文獻編纂工作的現代延展[J].云南檔案，2016（6）：18-20.
[3]Ruth Hamill， T. D. Wilson，R.E.Nisbett.Insensitivity to sample bias; generalizing from atypical cases[J]. Journal of Personality and Social Psychology，1980（39）：578-589.
[4]托馬斯·吉洛維奇，達徹爾·凱爾特納，理查德·尼斯比特.社會心理學[M].北京：中國人民大學出版社，2009.
[5]賀穎，孟鵬，宋文勝.情報用戶知識結構的認知視角分析——布魯克斯方程式的進一步探討[J].情報雜志，2003（7）：6-8.
[6]王以群，張中會，張力.幾種機因素與用戶情報認知能力的實驗研究[J].情報學報，1998（6）：412-418.
[7]強月新，陳星.主流媒體傳播力的理論研究、建設路徑及本質思考[J].新聞與寫作，2018（11）：5-10.
[8]程曼麗.北大新聞與傳播評論（第八輯）[M].北京：北京大學出版社，2013.
[9]王曉璐.淺議近十年檔案文獻編纂選題及優化途徑[J].蘭臺世界，2011（8）：21-22.
[10]田麗媛.論我國檔案文獻編纂的“人”與“以人為本”[J].檔案學研究，2016（1）：124-128.
[11]毛業博.基于信息技術變革的檔案工作發展審視——互聯網環境下的檔案文獻編纂工作研究[J].蘭臺世界，2016（9）：16-18.
[12]展玉婷.青島市數字檔案館信息資源建設研究[D].濟南：山東大學，2018.
[13][14]祝潔.分眾傳播時代的檔案網站信息服務模式創新[J].檔案學通訊，2013（1）：87-90.
[15]蘇君華，李莎.基于分眾傳播的檔案網站服務研究[J].檔案學研究，2015（5）：120-123.
[16]趙亞婷，蔡文，王根發.基于分眾傳播的檔案館移動APP服務研究[J].檔案與建設，2017（10）：34-37.
轉載注明來源:http://www.hailuomaifang.com/1/view-14920354.htm
