“互聯網+”時代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究
來源:用戶上傳
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摘 要：為了解決在“互聯網+”時代下常規的檔案利用效率低以及潛在用戶發掘不足，提出了“互聯網+”時代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究。從檔案利用主體范圍到客體數字化分析過程進一步了解“互聯網+”時代檔案利用特性;從檔案潛在用戶價值到潛在用戶與現實用戶比較分析，再到潛在用戶向現實用戶轉化的分析過程，從而實現了“互聯網+”時代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究，提出的檔案利用與檔案館潛在用戶發掘較常規檔案利用方法，檔案利用有效性提高，適合于“互聯網+”時代下檔案利用與檔案館潛在用戶發掘。
關鍵詞：互聯網+;檔案利用;檔案潛在用戶
常規的檔案利用和檔案潛在用戶受傳統觀念制約，帶有政治性和保密性的特點，同時由于檔案的保密性被過分強調，從而使得公眾把檔案館視作機關重地，另外檔案工作者為避免檔案信的息泄露常常將檔案束之高閣。“重保管，輕利用”的觀念制約著檔案在社會、文化、歷史價值方面的發揮[1]，因此提出“互聯網+”時代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究。在“互聯網+”這個大環境下，對檔案利用主客體的分析以及潛在用戶的價值和向現實用戶的比較與轉換分析驅使檔案利用服務更多的向多樣化、開放化、社會化發展，改善檔案部門“看門守攤、閉門整檔、等人上門”的被動、消極的利用服務觀念。
一、“互聯網+”時代檔案利用特性分析
“互聯網+”是“互聯網+N”，N代表著各行各業，即互聯網與各行各業融合發展。通俗地說，“互聯網+”就是互聯網+傳統行業。這是一種新的經濟模式，即充分發揮互聯網的優勢，優化生產要素配置，把互聯網的創新成果與當前的檔案利用領域深度融合，使得傳統的檔案利用迸發出新的火花[2]。
?。ㄒ唬n案利用主體范圍分析
我國最初的檔案利用是為了方便進行管理，而且初期對于檔案利用的管理較為嚴格，在封建社會，尋常百姓很難接觸到檔案，檔案僅僅為封建統治者服務，是君王進行政治統治的工具這是至今我國民眾對于檔案仍感到些許神秘色彩的根源所在。檔案利用主體范圍的擴大不是一蹴而就的，是一個漸進的過程，即便在新中國成立以后，初期的檔案利用也主要在行政領導、行政工作領域內開展，更多的是注重檔案為政治服務，范圍比較狹窄[3]。通過訪問北京市檔案信息網，得出2017-2018年檔案利用人數變化，以北京市為例。
在“互聯網+”時代下，檔案利用人次分為市區檔案利用人次和縣區檔案利用人次，其中在2017年檔案總利用達到88413人次，市區利用人次為4156人，縣區利用人次為76157人;在2018年檔案總利用達到130430人次，市區利用人次為11947人，縣區利用人次為118483人，通過這兩年的對比可見檔案利用主體范圍不斷擴大，檔案利用主體人數也是逐年增加，而且檔案利用主體逐漸社會化，不再僅僅是服務于封建統治者和學術界，也為工人、農民等社會群體所利用。
?。ǘn案利用客體數字化分析
檔案利用的客體即檔案信息。在“互聯網+”的時代，一些詞語我們耳熟能詳：大數據、數字化、電子化?！盎ヂ摼W+檔案利用”的一個很重要的特點就是檔案信息資源數字化，即在全面完成檔案數字化的基礎上，建立起完整的檔案信息數據庫[4]。
檔案信息的建立及其數字化一方面為檔案部門的管理提供了方便，另一方面也加強了檔案用戶之間的信息共享與溝通，使得用戶更加便捷的獲得相關的檔案信息，因此許多檔案館的館藏資源都進行了數字化處理，整合了各縣區檔案館資源和市區檔案館資源，并且加強了縣區與市區的檔案共享，使得散落在各個地區的檔案資源不再是孤立的個體，而逐漸成為可以供人們同時利用的整體，人們利用檔案的區域限制開始被突破，從而檔案信息數字化提高了檔案利用的效率。
二、“互聯網+”時代檔案館潛在用戶分析
“互聯網+”時代下，檔案館潛在用戶是指社會上的組織或個人具有檔案利用的潛在需求，但是由于自身能力的限制或者外部條件不足，沒辦法與檔案館取得交流，事實上也沒有與檔案館建立聯系的這部分群體。
?。ㄒ唬撛谟脩舻膬r值分析
通常將社會群體分為三部分，一部分是純粹沒有檔案信息需求的群體;一部分是在檔案館登記并能夠使用檔案信息的現實用戶;還有一部分是有檔案信息需求卻未進入但檔案館利用檔案信息的潛在用戶，這一部分群體數量上是最龐大的，同時他們往往是由于自身的檔案信息需求得不到滿足使得部分原本是現實檔案用戶受挫并且超過了自身的忍耐限度，便會慢慢對檔案館失去信心，從而進一步成為潛在用戶。而潛在用戶的存在對于檔案利用的發展的價值體現在一下三個方面：
其一，潛在檔案用戶自身對檔案信息需求處于一種待喚醒的狀態，在外界的刺激下這有利于檔案信息的發展與共享，從而有助于了解用戶的內在檔案需求，最終有利于檔案利用的發展。
其二，檔案館通過對潛在用戶這一社會群體進行檔案利用理論知識宣傳，在理想狀態下使得部分潛在用戶更加清晰的了解自身的檔案需求并將其表達出來，從而提高檔案利用效率，減少檔案信息浪費現象。不理想狀態則是依舊不了解潛在用戶的信息需求，但是這也不妨礙潛在用戶對于檔案信息館的了解，也可進一步發展潛在用戶，最終了解其訴求。
其三，潛在用戶的存在可進一步刺激“互聯網+”的發展，因潛在用戶是只對檔案信息有需求，卻無實際的檔案利用行為，因此要促使檔案利用行為的發生則進一步刺激了“互聯網+”的擴大。
在“互聯網+”時代檔案用戶類型分為潛在用戶類型和現實用戶類型，針對檔案用戶需求程度與層次的不同對其進行的這一分類，借助于互聯網這一便捷服務渠道為用戶提供更有針對性、更加精準的檔案信息服務。
?。ǘ撛谟脩粝颥F實用戶的轉換分析
在檔案利用過程中，潛在用戶只是要檔案利用需求，卻未實際發生檔案利用行為，因此潛在用戶需向現實用戶轉換，從而提高檔案利用效率，在檔案用戶轉化中，由潛在用戶轉向現實用戶需分意識轉化和行為轉化兩步： 第一步意識轉化，潛在用戶在檔案利用方面的意識薄弱，對于接受檔案利用服務渠道及了解甚少，因此使得收集到的信息與自己需求的信息難以匹配，同時也沒有很好的發揮互聯網的作用;另外檔案館等機構給公眾留下“高冷和難以接近”的印象，使得潛在用戶從心里產生畏懼且不愿靠近的心理。因此在這個過程中“互聯網+”時代為檔案館提供了一些平臺，通過對用戶需求的分析，打破傳統的檔案館印象，加強用戶檔案利用之間的聯系，進一步提升檔案利用服務的實用性，緩解用戶的畏難心理，提供更多檔案利用服務路徑。
第二步行為轉化，檔案館對于線上檔案服務系統進行持續的優化和更新，幫助檔案潛在用戶進行實際的檔案利用行為。如簡化檔案利用辦理程序、設置及時的利用提示與輔助、提高用戶的辦事效率。在山西檔案局網站的官網中，檔案部門對于提高政務等事項的辦理發出了公告，并且在首頁開通了查檔預約、查檔咨詢等的服務，使得用戶線上就可處理查檔申請等相關事宜，并可及時得到查檔咨詢的反饋。這樣的檔案線上服務為用戶提供了更加便捷的檔案利用途徑，因此促使潛在用戶向現實用戶的轉化。
三、結語
文章提出了“互聯網+”時代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究，在“互聯網+”時代檔案利用特性分析過程中，通過對檔案利用主體與客體的具體分析，檔案利用主體即檔案用戶且其人數呈逐年上升的趨勢;以及檔案利用客體為檔案信息并呈數字化發展。另外在“互聯網+”時代檔案館潛在用戶分析過程中，通過檔案潛在用戶價值分析、潛在用戶與現實用戶的對比與轉化分析，具有檔案利用需求的檔案潛在用戶數量龐大，一定程度上有利于檔案利用的發展，同時其通過意識與行為向現實用戶類型轉變提高了檔案利用的有效性，希望文章的研究能夠為“互聯網+”時代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究提供理論依據。
參考文獻
[1] 李鳳琴.檔案潛在用戶研究應重視概念的一致性與舉例的準確性——兼與《談談檔案潛在用戶》作者楊靜商榷[J].檔案管理，2018（05）：55-56.
[2] 孟新星.“互聯網+”時代高校微課檔案資源OTO社會化服務研究[J].山西檔案，2018，240（04）：36-38.
[3] 李彩麗，虞香群.“互聯網+”背景下綜合檔案館新業態發展研究[J].浙江檔案，2017（04）：9-11.
[4] 宋雅.檔案潛在用戶概念的定義方式及外延細分[J].檔案管理，2018，232（03）：27-28.
基金項目：2018年度河南省檔案局科技項目計劃;課題名稱：“互聯網+”時代檔案利用特性與檔案館潛在用戶研究;課題編號：2018-R-15。
作者簡介：范宏梅（1974- ），女，漢族，安徽利辛人，館員，碩士研究生，研究方向：圖書資料。
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