科研單位內部控制體系建設探討

來源:用戶上傳      作者: 王菲然

　　內部控制是一個組織設計并實施的一系列程序，以便為達到該組織的目標提供合理保障，也是對風險進行有效識別、評估、控制、監測和改進的動態過程和機制，包括控制環境、控制程序和會計系統三大部分。
　　
　　一、科研單位內部控制作用機制
　　
　　(一)控制環境在控制環境薄弱的情況下，管理層風險意識差，管理者對單位面臨的各種風險認識不足、重視不夠，缺乏有效的風險管理機制，對各種國家政策及財經法規的執行是否到位，日常工作中業務控制程序是否能有效防范風險沒有引起足夠的重視。管理層缺乏必要的風險意識，而單位在生存發展過程中，必然會面臨經營、財務、法律等各方面的風險，因此營造良好的內部控制環境有利于抵御各方面的風險。
　　
　　(二)控制程序 良好的內部控制體系中的控制程序包括明確管理職責、縱向與橫向的監督關系；職責分工，權利制衡；交易授權，建立恰當的審批手續；設計并使用適當的憑證和記錄；資產接觸與記錄使用的授權；資產和記錄的保管制度；獨立稽核，例行的復核與自動的查對；制定和執行恰當的會計方法和程序；工作輪換；獨立檢查，包括外部和內部審計等。內部控制要求單位在處理經濟業務的過程中，嚴格按照內部控制程序完成經濟業務的全過程，以防范各類財務風險的發生，保證會計信息的真實可靠。反之，在財務管理工作中，如果缺乏適當的控制活動，在制度執行上有章不循，在業務過程中不按規定程序辦理，就會使國家經濟政策與法規及內部會計控制制度失去應有的剛性和嚴肅性。
　　內部控制程序的一個控制要點是不相容職務相互分離。職務和崗位相關聯，職務和權力責任不可分離，因此，兩種或兩種以上職務必須在不同崗位、人員之間分開，每一個具體職務也必須明確劃定其對應的責任權力范圍，這是形成制衡機制的核心手段。類似出納兼作檔案管理員及編制銀行調節表、經辦人與復核人為同一個人或根本不存在復核程序等不相容職務未適當分離的情況，必定會形成各類財務控制風險。許多出納挪用公款等行為，都是通過銀行調節表的編制來進行掩蓋的。同樣，許多經濟犯罪行為的發生也是因為當事人抓住了單位復核機制不健全的弱點。
　　控制程序的另一個控制要點為授權批準與集體決策。授權批準與集體決策作為單位內部會計控制的手段，經濟事項事前決策審批是內部控制的控制點之一。就內部控制機制而言，每一種權力不但要接受縱向制約(單位內部上下級)，同時還要受到橫向制約(單位領導成員之間)，這時集體決策就成為橫向制約的重要手段。按照重要性原則，對重要的、一定金額以上的經濟事項都必須經集體決策執行，對于起點金額以下的經濟事項則實行其他控制辦法。各級管理層必須在授權范圍內行使職權，經辦人也必須在授權范圍內辦理業務。審批權限決定了經濟業務的發生與否，如果對每項經濟業務切實履行必要的審批手續，單位內部存在的一些因未按規定的審批權限辦理審批手續的固定資產報廢業務以及對外投資而導致資產流失或賬實不符等現象就能得到有效控制。
　　控制程序中還有一個重要的控制要點是監督與審計檢查。內部控制是一個涉及到單位運行全過程的體系，內部控制的執行與否、執行效果如何、能否適應新情況、需要做哪些改進等，都需要進行跟蹤調查，必須通過加強監督活動在必要時對控制措施加以修正。因此必須建立單位內部的復核與審計檢查等獨立檢查程序，以確保內部控制活動得到有效的執行。
　　
　　(三)會計系統會計系統要求必須形成統一規范的會計核算制度，合適的人員配備與分工，充分發揮會計反映和監督的職能，保證會計信息的真實與準確，以便決策層通過會計信息作出正確的決策，因此，會計系統采取了一系列特定程序，如會計核算工作必須遵循《會計法》及事業單位財務制度等相關財經法規，從而成為強有力的內部控制手段。要發揮會計系統的控制作用，必須強化會計基礎工作，包括實施定期的對賬、盤點與復核等程序，制定和執行恰當的會計方法和程序。因此，良好的會計系統工作是單位內部控制工作的重要保證。會計系統的最終結果是要保證會計信息真實完整，為此，在會計核算過程中，要針對每一項經濟業務設計并使用適當的憑證和記錄，為保證固定資產、對外投資等真實完整及賬實相符，應建立資產接觸與記錄使用的授權，并形成資產和記錄的保管制度，對每一筆業務實施獨立稽核；如果這些會計內部控制程序得到嚴格執行，會計信息的質量就有了必要的保障。
　　在科研事業單位，部門預算不屬于內部控制程序，但是部門預算是事業單位必須執行的一項重要的國家政策及財務管理制度，帶有較大的強制性和約束性，可以說是事業單位特有的內部控制手段之一，原因在于：第一，企業也有全面預算并且也是控制的一種方式，但其內涵和事業單位的部門預算相差很大。事業單位的部門預算既與國家財政預算相聯系，又是對單位全年財務收支的硬性約束。第二，事業單位資金定性為財政性，即事業單位收支的依據是經過批準的預算，預算規定了單位支出方向和支出規模水平，所以事業單位的預算是內部控制的手段。做好單位的部門預算工作是做好單位內部控制工作的一個重要方面，如果部門預算從編制階段就不合理，則會使部門預算失去存在的意義，也就不可能達到應有的控制目的。
　　
　　二、科研單位內部控制體系強化措施
　　
　　第一，增強科研單位內部控制意識，構建良好的內部控制環境?？刂骗h境是所有內部控制工作的基礎，對財務管理內部控制而言也不例外，它直接關系到財務管理內部控制活動的執行和貫徹。內部控制不力引發的財務風險，很多是由控制環境薄弱造成的。構建良好的內部控制環境，深化內部控制理念，落實內部控制措施，是建立科研單位內部控制體系的關鍵。根據科研單位的實際情況，通過確定風險控制環節，分解、落實科研單位各部門、各崗位管理職責，并對各單位、各部門的控制狀況進行檢查、評價和考核，強化風險管理責任，提高全員風險防范的意識和能力，將內部控制管理由個人行為和操作行為提升到整個單位的整體行為。還要在各單位內部營造良好的內部控制環境，強化單位內部領導與員工的內部控制理念。內部控制的有效執行，需要一個良好的內部控制環境支撐，各級領導與員工應培養風險意識，樹立正確的職業觀，形成良好的職業道德觀，以保證各項制度得到切實執行。
　　按照《會計法》的規定，單位負責人是單位財務工作的第一責任人，對本單位財務會計報告的真實性、完整性以及內部控制制度的合理性、有效性負主要責任。財務人員作為單位負責人的“理財參謀”，要幫助單位負責人確立財務會計工作和內部控制制度建設“第一責任主體”的意識，使其在了解內部控制基本知識的基礎上，提高對單位內部控制體系建設重要性的認識，培養良好的內部控制意識。也能更好地增強單位負責人在工作中對財務部門的理解與支持。單位負責人的內部控制意識是營造良好內部控制環境的第一步。
　　第二，加強會計基礎規范化工作，強化會計系統的控制作用。

會計基礎工作為單位各項財務管理工作提供了基本保障，為強化預算管理、合理統籌安排資金，單位必須加強會計基礎工作。科研事業單位規范的部門預算編制方法及編制要求，也要求會計人員必須全面了解單位基礎工作，否則，難以達到部門預算的編報要求。會計系統包括會計機構與人員的配備，會計核算與會計管理兩大方面，會計系統的好壞直接影響到會計信息和財務管理的質量，因此，要提升單位內部控制水平，必須重視單位的會計基礎工作，強化會計系統的控制作用。目前中國科學院實施ARLP項目(．即中國科學院資源規劃項目)。由于計算機具有工作自動化、控制程序化、存儲數字化等特點，在提高會計工作效率的同時也出現了會計工作內部控制及會計基礎工作容易受到忽視等問題，加大了會計系統內部控制工作的難度，需要科研單位強化電算化環境下的會計基礎工作，發揮會計系統在單位內部控制體系中的控制作用。科研單位要加強會計基礎工作，必須在會計機構設置、人員配備、會計核算管理、會計基礎規范化方面作出努力，同時，會計系統的控制作用有賴于各研究所對財務制度的執行程度，會計基礎工作薄弱將會嚴重制約單位的內部控制制度建設和部門預算的實施效果。
　　第三，實施內部控制程序，規范單位內部行為?？蒲袉挝粦獜臉I務流程人手，以全面的風險控制為基礎，認真梳理目前的業務流程，分析其中的流程風險，整合優化業務流程，針對各項財務風險制定相應的政策和方案，對每項關鍵業務活動設計規范的控制程序及操作方法，以此為基礎建立完善的財務內部控制體系，進一步完善監督機制。首先，必須建立健全內部控制制度，《會計法》明確規定各單位應當建立健全本單位內部會計監督制度，為單位制定內部控制制度指明了方向。建立健全內部控制制度和內部制約機制，具體來說就是要明確會計工作相關人員的職責權限、工作規程和紀律要求，嚴格實施內部控制程序。建立健全內部控制制度，是做好內部監督工作的前提，是保證會計工作和會計信息真實、完整的重要措施。其次，必須實行內部監督責任制，提高內部會計監督的有效性。在內部控制活動中，最突出的薄弱環節就是缺乏有效監督，考核獎懲機制不夠健全。無論制度多么完善，在沒有有效控制以及考核的情況下，都很難發揮出應有的作用。即使有很好部門預算，也會由于沒有及時考核、檢查或者沒有認真地去考核、檢查而流于形式，嚴重影響預算執行效果。如果對部門預算的編制與執行情況進行有效地考核與監督，部門預算將會發揮其應有的作用。對研究所資金使用情況實行有效的績效考核機制，有助于資金的合理使用。只有對內部會計控制的過程施以恰當的監督和嚴格的考核，才能及時對其加以修正。沒有有效的監督考核和控制，會計核算的質量就難以得到保證，而在會計核算過程中，如能實行有效的事前、事中、事后監督，將內部監督與會計管理、預算管理、財務管理、成本管理、國有資產管理等業務結合起來，寓監督于管理之中，就能夠保證會計工作規范有序地進行，提高內部監督的有效性。
　　第四，完善部門預算制度，強化預算控制在各研究所內部控制中的功能作用。國家部門預算制度硬化了預算約束和控制的強度，提高了預算的透明度和管理水平，也在很大程度上對部門的行為起到了規范和制約作用?？梢哉f，部門預算也是加強單位控制與管理的一種手段，同時，通過部門預算的嚴格實施與管理，也可以促使單位更新觀念，完善部門預算制度，發揮部門預算的功能作用。首先要規范部門預算的編制質量與編制程序，合理的預算編制程序是保證預算編制質量的關鍵。其次要規范部門預算的執行效果，將部門預算與單位內部的責任預算有機結合，加大責任預算體系建設的力度，通過責任預算將預算管理責任和目標落實到單位各個部門、各個崗位上，形成有效的壓力傳遞機制，責任預算體系使預算責任貫穿于編制、審核、控制、反饋的全過程，提高了預算管理的有效性。最后要建立對部門預算編制質量和項目績效的考核機制。通過這些考核機制的建立，更好地實現部門預算的作用。
　　第五，加強內部審計在內部控制體系中的監督與服務作用。在研究所構建內部控制體系的過程中，還要充分發揮內部審計工作的監督與服務作用。內部審計工作既是監督，也是服務，是內部控制體系中不可缺少的環節。內部審計人員―項重要工作內容就是對研究所內部控制制度建設與落實情況進行檢查，對內部控制制度的健全性與有效性進行評價，找出其中的內部控制缺陷，提出改進措施，促進單位內部控制體系的完善。內部審計還通過其發現的違紀違規事項，及時提出決策依據和可行性建議，為領導的決策服務，促進管理規范、管理透明、管理增效。

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