高等職業院校教學資料管理面臨的問題及對策分析
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摘 要 教學資料管理是教學檔案管理的基礎，是教學運行和管理的基礎。教學資料管理本身作為教學運行和管理的內容之一，同時其管理的對象即為教學運行和管理過程中所產生的資料。高等職業院校由于教育教學模式的多樣性，教學資料管理存在體制機制建設、管理模式構建、分類方法確定和不同培養模式下教學資料如何統籌管理等問題。本文旨在分析高等職業院校教學資料管理過程中所面臨的各種問題，結合檔案管理的有效經驗和高等職業院校的實際情況，探求解決問題之道，為高等職業院校教學資料管理水平提升提供有效支持。
關鍵詞 教學資料 檔案管理 問題分析 對策
中圖分類號：G717 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2019.06.007
Problems and Countermeasures of Teaching Materials
Management in Higher Vocational Colleges
ZHAO Junhui
?。≦ingdao Harbour Vocational & Technical College， Qingdao， Shandong 266404）
Abstract Teaching material management is the basis of teaching archives management and teaching operation and management. Teaching material management itself is one of the contents of teaching operation and management， and the object of its management is the data produced in the process of teaching operation and management. Due to the diversity of teaching modes in higher vocational colleges， there are many problems in the management of teaching materials， such as the construction of system and mechanism， the construction of management modes， the determination of classification methods and the overall management of teaching materials under different training modes. The purpose of this paper is to analyze the problems faced in the process of teaching materials management in higher vocational colleges， and to explore ways to solve these problems in combination with the effective experience of archives management and the actual situation of higher vocational colleges， so as to provide effective support for the improvement of teaching materials management level in higher vocational colleges.
Keywords teaching materials； file management； problem analysis； countermeasures
從廣義的角度看，高等職業院校幾乎所有活動都與教學有著直接或間接的關聯，本文所指教學資料僅限于高等職業院校在教學運行及管理中產生的，并且與教學活動直接相關的各種資料，如人才培養方案、教學計劃、教學檢查、成績管理、專業建設評比資料和教學科研等資料。
1 教學資料管理、教學檔案管理和檔案管理
教學檔案是高等職業院校檔案管理的重要組成部分，而教學檔案脫胎于教學運行及管理中產生的各種教學資料。教學資料的管理是教學檔案管理的基礎，而教學檔案的管理又是教學資料管理的提升和檢驗標準，教學檔案的管理水平和應用效果直接反映了教學資料的管理水平。
從管理的層級上分析，檔案管理指導教學檔案管理，教學檔案管理指導教學資料的管理。因此，要研究教學資料管理模式和方法就離不開教學檔案和檔案管理的模式和方法研究。
檔案來源于各種文件資料，其本身是文件資料的有條件轉化，文件資料是檔案的基礎，而檔案是文件資料的精華。檔案和文件資料在信息的內容上和形式上是完全一致的，檔案是對文件資料的不斷揚棄，兩者是同一事物在不同價值階段的不同形態。
檔案是歷史和發展的見證，檔案管理是世界各國、各組織和單位都很重視的問題。我國現行的《中華人民共和國檔案法》于1988年1月1日起正式施行，1996年進行了第一次修訂，2016年進行了第二次修訂。從1983年至今，我國先后發布了《檔案館工作通則》、《檔案工作中國家秘密及其密級具體范圍的規定》、《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《開發利用科學技術檔案信息資源暫行辦法》等三十多個檔案管理的部門規章。1989年國家教育委員會制定實施了《普通高等學校檔案管理辦法》，2008年教育部、國家檔案局聯合發布了《高等學校檔案管理辦法》，同時廢止了《普通高等學校檔案管理辦法》。目前我國已經建立了以法律、行政法規、部門規章、規范性文件、地方性法規為構成的檔案管理法規體系。從《高等學校科學技術檔案工作辦法》、《關于高等學校文書檔案保管期限的規定》，到《普通高等學校檔案管理辦法》，再到《高等學校檔案管理辦法》，高等學校的檔案管理法規建設為教學檔案的管理管理提供了法律依據和操作規范，同時也為高等職業院校教學資料的管理提供了應遵循的法律依據和操作規范。 2 高等職業院校教學資料管理面臨問題
2.1 教學資料管理與體制機制不協調
高等職業院校通過職能劃分、部門及崗位設置、各項規章制度的制訂確立了各自的體制機制，但教學資料管理在實踐中往往出現與體制機制脫節現象，主要體現在以下幾方面。
?。?）規章制度不健全，教學資料管理隨意性大，管理不規范。高等職業院校普遍制訂了檔案管理辦法和教學檔案管理辦法，但對于處于基礎地位的教學資料管理基本無確定的管理規章依據，一般采用延續慣例或領導指定的方式來進行管理。
?。?）多頭交叉管理和多層級管理并行，管理權限難以厘清。與教學運行和管理直接相關的教學活動涉及人事、財務、科研、教務、招生、就業等多項工作，雖然各高等職業院校管理體制機制各有不同，但都無法將這多項工作規劃到同一個部門，同時職能部門與基層單位多層級保存資料，造成教學資料管理權限不清。
（3）教學資料管理職責體系不完善。在缺乏專職教學資料管理人員的情況下，教學資料管理職責難以落實到基層單位和個人。
2.2 教學資料管理操作難度大
?。?）教學資料分類體系適用性差。由于教學資料的產生涉及多個職能部門、多個層級，各職能部門和層級審批權限及業務側重點不同，因此教學資料難以清晰劃分歸類。
?。?）教學資料形成時間跨度大，教學用“學年”與自然年時間斷點不同，因此“歸檔”年度難以確定。在教學運行過程中部分資料從產生到定型時間跨度大，難以實行按自然年度整理的通行做法，如人才培養方案形成時間為新生入學前，但經修訂最終定稿時間為學生畢業學期，作為一個統一體，如果初稿和修訂資料按形成年度分開保管，則不利于查閱使用。
?。?）教學資料查閱不方便。大多數教學資料在管理模式上信息化水平低，資料保存上形式以紙質為主，加之保管人員分散，使得教學資料跨職能部門、跨層級查閱，甚至單一部門內部查閱都存在一定的難度。
?。?）教學資料保管場所不規范、不統一，多與其他物品混雜。高等職業院校檔案管理基本實現在獨立的、規范化的場所進行保管，但教學資料保管場所多為綜合性的倉庫或者在辦公室保管，資料保管存在安全性、完整性隱患。
?。?）教學資料只存不銷，冗積現象嚴重。日常教學運行和管理中產生的資料在保存過程中由于缺乏保存年限標準和銷毀制度，往往不斷累積，造成管理上的人力、物力浪費。
3 高等職業院校教學資料管理對策分析
日常教學運行管理過程中產生的資料多為具有佐證價值的備查資料，其本身的保存價值較小，但基于教學資料、教學檔案和檔案的層級關系，教學資料管理又是必不可少的基礎管理。
參考檔案管理的方法，對接教學檔案管理，綜合分析高等職業院校教學資料管理所面臨的問題，應著重做好以下幾方面工作。
?。?）結合高等職業學院體制機制完善教學資料管理制度，制訂相應的實施細則和指導意見。與院校級檔案管理辦法和教學檔案管理辦法對接，進一步明確教學資料管理中部門權限、崗位職責、獎懲制度、銷毀制度等相關問題，建立教學資料管理責任體系，實現管理責任落實到具體崗位和個人。
（2）以檔案管理標準定期組織全體教職員工進行教學資料管理業務培訓和檢查，提高全體教職員工的“檔案”意識和資料整理技巧，提高教學資料管理的效率。
?。?）實行相對集中的管理模式，構建順暢的層級管理結構。建立職能處室與基層單位共同管理教學資料的相對集中式的管理模式，統一的政策性資料及評比資料由主管職能處室匯總保管，其他部門共享；其他業務工作資料按照流轉軌跡所有審批單位均保存相關資料。這樣其一可以避免重復整理保存，其二可以形成資料的互為佐證，其三便于資料的就近查閱。
（4）建立合理的分類體系。按照主管職能處室負責工作單獨分類、單項工作單獨分類、內在聯系緊密工作單獨分類的原則對教學資料進行分類。如建立“教學綜合”、“教學運行”、“教學科研”、“教學競賽”等一級分類，建立“校內管理制度”、“校外管理制度”、“專業建設”等二級分類。
分類應注意以下問題：①應涵蓋全部教學資料，不能出現遺漏，也不能盲目涵蓋其他工作資料。②控制分類級別數量，以二級分類為宜，過少則不利于資料的分割，太多又容易增加操作難度。③嚴格劃分資料所屬分類，杜絕分類內容相交叉。④根據工作調整及時增加分類，但對已有分類予以保留，避免資料管理出現混亂。
?。?）實行信息化管理，實現資料共享，方便使用。教學資料信息化管理分為兩部分內容，一是管理系統的信息化，二是資料保存形式的信息化。在無法實行教學資料采用信息化管理系統的情況下，應保證教學資料目錄的電子化，產生時間和銷毀時間等運行管理記錄的信息化。教學資料保存形式電子化盡量實行屬于教學檔案范疇的資料同時保存電子版和紙質版，對于日常管理的文件資料可以只保存電子版，各種保存價值較低的基礎填報資料可以只保存紙質版。
?。?）采用以分類項目為主，按時間排序為輔的資料整理和保管方法。教學運行以學年、“級”和“屆”為時間斷點，同一分類下的資料集中排序有利用教學資料的管理和使用。
?。?）規范保管場所，預留保管空間。設立教學資料保管專有區域，對已經完成整理的資料單獨區域內保存，各一級分類項目下資料應分開保存，并以二級分類項目為主預留保存空間。
4 結語
高等職業院校教學資料種類繁多、形式多樣，構建有效的、方便操作和使用的、便于管理的教學資料管理模式和方法，能夠有效的提高教學資料管理水平，為高等職業院校教學管理甚至是整體管理起到積極的推動作用。
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