共享服務模式下會計師事務所年報審計優化研究
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【摘要】 伴隨著財務共享服務理念的深入和普及，會計師事務所也紛紛建立起共享服務中心，為業務前端專業人員和后勤團隊提供有力的支持，讓事務所前端專業人員可以投入高增值的工作。文章結合會計師事務所共享服務中心實際，對當前共享服務模式下會計師事務所年報審計的問題進行分析，并提出優化建議，為共享服務中心更有效地為事務所年報審計服務提供參考。
【關鍵詞】 共享服務;年報審計;優化
【中圖分類號】 F239.1 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1002-5812（2019）06-0097-03
一、引言
順應經濟全球化的大背景，大型的會計師事務所也在全球設立自己的分所，進一步擴大其全球競爭力。隨著其分所遍布全球各地，事務所整體的規模越來越大，但相應重復的操作導致資源浪費問題一直沒有得到很好的解決。在傳統的審計操作流程下，專業的審計人員不僅要處理函證收發等基礎工作，還要運用審計專業知識解決高附加值問題，不但耗費了大量精力、時間，還容易由于瑣碎束縛專業的審計人員。尤其是在我國，企業是統一按照公歷年度來確定年報截止日期的，每年年末軋賬前后，會計師事務所的工作進入忙季。在年報審計期間，事務所里的一個審計小組可能就會承接很多不同家公司業務，每個專業審計人員在此期間都會非常忙碌，工作壓力也非常大。
伴隨著財務共享服務理念的深入和普及，全球知名的四大會計師事務所普華永道、德勤、安永以及畢馬威等紛紛在中國建立了全球商務服務共享中心，為其事務所提供相關的會計、稅務、審計及咨詢等服務。
財務共享服務是依托信息技術以財務業務流程處理為基礎，以優化組織結構、規范流程、提升流程效率、降低運營成本或創造價值為目的，以市場視角為內外部客戶提供專業化生產服務的分布式管理模式。具體來說，財務共享服務是一種將分散于各業務單位，重復性高，易于標準化的財務業務進行流程再造與標準化，并集中到財務共享服務中心統一進行處理，達到降低成本，提升客戶滿意度，改進服務質量，提升業務處理效率的作業管理模式。
共享中心的建立，給會計師事務所帶來諸多便利。標準化、流程化的函證系統大大提高了函證可控性，降低了不確定性;通過集中提供后續業務處理支持的方法，把基礎化的操作和專業化的操作適當分離，使得項目上處理基礎業務的審計人員工作量得以釋放，使其有更多的時間進行專業性的操作;利用資源整合的模式，優化資源配置，避免重復勞動，降低會計師事務所審計的成本?？梢哉f，在年報審計期間，共享服務中心以其獨到的優勢，為前端審計業務提供更有針對性的服務與支持，從而控制了環節風險，也為后臺的決策提供更有價值的信息，在大大增強審計專業化和審計效率的同時，增強了客戶滿意度，提高了事務所的核心競爭力。
共享服務中心在有力支撐會計師事務所年報審計的同時，也存在一系列亟待解決的問題。由于共享中心的工作基礎性和重復性，每年的員工離職率也較高，人員流動性較大，在事務所年報審計的忙季情況尤為嚴重。年報期間共享中心的系統也很擁堵，例外事項不能及時處理，經常會面臨重復操作的情況等。本文以某事務所共享服務中心為例，分析當前共享服務模式下事務所年報審計的問題，并在此基礎上提出優化建議。
二、共享服務模式下會計師事務所年報審計中存在的問題分析
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首先，年報審計期間，共享中心審計人員需求量大，共享服務中心常常需要外招大量的新員工和實習生。實習生集中培訓一周左右就開始正式的入職工作。期間，老員工不僅要處理手頭大量的工作，還要帶實習生和新入職的正式員工，嚴重影響了正常工作效率。
其次，新入職的員工要么是剛過試用期，要么還在試用期，對整個共享中心并不一定足夠了解和熟悉，而在年報審計忙季，這些新員工需要自己接手很多獨立的項目，工作壓力非常大，這導致很多新入職員工離職問題。
最后，老員工由于專業勝任能力較強，對系統的熟練程度也掌握的較好，一般會被賦予更大的責任，在自身的工作已滿負荷的同時，還要指導實習生處理事務，復查新入職員工的工作，老員工集業務處理、監督、管理于一身，消耗了其很多的精力，嚴重影響了正常的工作。
（二）函證系統處理方式程序化，重復催函問題大
每到年報審計忙季，共享中心所有審計員工基本都會高頻率進入事務所內部的函證系統進行相關函證處理工作。同一時間大量的人員在線操作，經常會導致系統的擁堵。在函證系統內部下載文件時，經常需要排隊等待系統一個個按照提交下載請求的順序進行操作。如果遇到前方項目組的審計人員需要共享中心人員進行緊急的函證修改和生成時，函證系統的擁堵、崩潰和排隊處理的方式就會非常影響共享中心人員為前方審計人員提供服務的效率。
一般來說，共享中心的每個審計組成員都會負責或大或小的函證項目，前方審計人員會把函證的生成、催函以及收集歸檔等任務交給共享中心人員來處理。在函證的處理追蹤過程中會遇到很多專業問題，此時按照共享中心的一般規則，處理函證業務的人員是不可以擅自和第三方決定函證事項的內容該如何處置，他們會在系統里通過例外事項告知前方項目組審計成員哪份函證哪里有問題。但由于前方忙碌的審計成員不一定及時在線，可能會導致大量有問題的函證被擱置，共享中心審計人員不知如何進行下一步操作以致延長了函證處理時間。雖然有的事務所已經開發了便捷APP，但大部分的項目組人員還是會登錄電腦系統才看到例外事項的問題，然后在電腦系統里面看到函證的進度之后才對有問題的函證進行回復，這一傳統的處理方式也大大降低了函證處理效率。
此外，針對業務量較多的大型企業集團，共享中心可能會派3—4人共同處理其旗下的所有函證，此時可能會遇到重復催函第三方的問題，這不僅會打擾到第三方，也會浪費共享中心審計人員的時間。 （三）檢查報表勾稽關系以手工為主，財報披露清單模板單一
每到年報審計忙季，共享中心審計成員需要檢查很多客戶公司財務報表內部科目和交易之間的勾稽關系。雖然這是一項標準的審計程序，但當前的手工勾稽過程費時費力。在審計忙季，一個共享中心的一個審計小組就會負責幾百份報表，小的報表二十幾頁，大的可以多達幾百頁，若每份都打印出來，人工從格式、字體到數字金額進行檢查，效率可想而知。
此外，當前方審計人員給共享中心最新的財務報表時，共享中心審計小組需填一份披露清單。盡管審計客戶涉及各行各業，但披露清單一般是以某一行業為固定模板，如以制造業為主的固定模板，當用于除制造業以外的審計客戶時，會出現報表里有、模板里沒有一一對應的情況。甚至對于一家小型的金融公司財報來說，現有固定模板百分之六七十是沒有意義的多余項。
三、共享服務模式下會計師事務所年報審計的優化建議
?。ㄒ唬┩晟迫藛T激勵機制，提升工作效率
首先，共享服務中心應與當地各高校開展合作，制定長期合理的招聘計劃，每年年報審計忙季到來之前就提前做好實習生招聘工作，發布招聘信息，保證充足的實習生來源。
其次，考慮到共享服務中心審計實習生工作的技術含量，在培訓時需更關注培訓其實際操作能力，使其分到項目組后能更快地上手操作。同時，在實習生進入各審計組后，前期可以安排一名正式員工專門負責所有組內實習生的工作，對實習生負責，確保實習生遇有不懂的問題時可以得到及時解答，等熟悉業務后再分配給各自的正式員工進行助理工作。
對于新入職的正式員工要對其加強實際操作的培訓，制定更嚴格的試用期標準，確保凡是過了試用期的正式員工都可以帶實習生，以減少老員工的壓力。同時，為提高新入職員工的工作效率，共享服務中心還可以提供業績獎勵，或對表現優秀者優先提供培訓學習和獨立帶實習生的機會，讓其能夠感受到自己的業績可以被有效評估，能力被公司認可。
最后，由于老員工本身工作壓力較大，在年報審計期間，應提高包括加班獎勵、忙季績效等在內的激勵，制定更加合理的晉升機制，給有能力的老員工更多的機會帶領團隊，以體現其價值和公司對其的認可度。
?。ǘ﹥灮C系統，提高函證處理的靈活性，避免重復催函
首先，在非年報審計期間，函證系統支持部門就應做好準備工作，提前安排好系統維護人員，并在此基礎上不斷改進和優化，同時引進更快捷并適合共享服務中心函證系統的大容量軟件。此外，增強年報審計期間的系統維護力度，以加快函證系統內部處理的速度，減少不必要的等待時間。
其次，如前所述，當共享中心的審計人員提出例外事項時，可能由于前方審計人員未及時進入函證系統以致函證被擱置。為此，建議常識性函證問題可由共享中心審計人員自行按照公司統一標準處理，不再通過例外事項由前方項目組解決，而是通過共享中心審計項目組的復核控制即可。這樣不僅可以加快函證處理速度，也可以避免前方項目組人員花時間處理低含金量工作的問題。同時，共享中心要加快函證系統開發，充分運用移動互聯工具提升函證效率。例如，開發并投入運行函證APP，通過APP幫助共享中心審計組成員隨時查看自己管轄范圍函證的狀態，有問題及時提醒業務處理人員，這樣不僅可以節省共享中心人員等待時間，也可以加大其對函證的控制力度。
最后，針對同一集團公司函證可能由一個審計小組好幾個審計人員同時負責的情況，應在加強組內人員相互溝通的同時，優化函證系統，以進行智能化自動選擇，由系統自動統一篩選名稱、聯系人、聯系電話、地址等相同的同一集團旗下不同分公司的函證，然后按照輪流催函的模式由負責人員打電話催函，多份函證只需要在一次電話里溝通即可。
?。ㄈ┱{整清單固定模板，倡導電腦操作代替傳統手工處理
首先，共享中心在完善軟件的同時，應積極開展培訓，引導共享中心審計人員電腦處理報表勾稽業務，并不斷熟練操作，以提升財務報表勾稽關系檢查的整體效率。
其次，對于披露清單的問題，共享中心可以基于對以往審計客戶類型的統計分析，設計生成幾大類不同行業審計客戶披露清單模板，以避免模板冗長復雜和不匹配的問題。
四、結語
財務共享服務的模式對于各行各業來說都是一種極其重要的財務轉型優化的模式。對于會計師事務所年報審計來說尤其帶來極大的便利，事務所在年報審計期間把所有重復性、基礎性的業務集中處理，不僅大大節約了成本，節省了整體時間，而且使得前方審計人員有更多的時間去處理高附加值的事務，進一步提高了年報審計的準確性和正確率。
本文從共享服務模式的角度出發，基于會計師事務所年報審計，探討當前財務共享模式下會計師事務所年報審計的現狀和問題，并進一步提出了優化建議，包括獎勵機制、優化函證系統、簡化催函步驟、以電腦處理逐步代替手工操作等。J
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