基于信息技術的會計報表設計
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作者: 宋曉華 劉 亞
【摘要】面對企業管理諸多需求，會計報表作為會計信息全面展示的終點，對于滿足現代企業管理是必須的。實時化和個性化是企業對基于信息技術的會計報表提出的新需求，本文圍繞這一內容提出了會計報表的設計方案。
手工編制的會計報表按照使用對象可以分為對外會計報表和對內會計報表兩大類。在信息技術下會計信息系統所生成的會計報表，仍然需要這兩類。但隨著企業間競爭不斷加劇，企業對經營管理提出了更高的要求。
一、企業對基于信息技術會計報表的需求
?。ㄒ唬崟r化
資本市場的瞬息萬變促使各方會計信息使用者早已不滿足于年度、季度或月度獲取會計報表的頻率，他們希望能在任何需要的時候都可以及時獲得相關的會計信息。這就對會計報表系統提出了實時處理信息的要求。當業務事項發生時，會計信息系統實時采集有關數據信息，實現會計和業務一體化處理,無需等到會計期末，只要點擊鼠標即可實時生成所需的會計報表信息。
?。ǘ﹤€性化
企業的報表使用者由于所處職位、學識、修養、經驗、性格等各不相同，因此他們在決策時看待問題的角度就會不一樣，所考慮的與決策目標相關的影響因素也必然不同，這就意味著不能定制一成不變的會計報表系統，因為它無法滿足不同企業、不同時期、不同會計報表使用者多變、靈活的需求。所以基于信息技術的會計報表系統應滿足企業不同管理者的多層面、多視角使用會計報表的要求，而不應局限于慣例會計報表的種類、形式和內容。
二、滿足實時化會計報表要求的設計方案
要使會計信息系統為企業管理者提供實時化的信息，就必須要求會計信息系統在企業發生經濟業務的同時立即做出反映，并隨時可以生成會計報表。要達到這一目的需要解決兩個問題：一是實時采集和傳遞會計數據；二是實時地對采集的會計數據進行處理。后一個問題在當前計算機強大的處理能力下已經不是問題，我們只需解決第一個問題。會計界面前移是解決這個問題的最好方案，即各類會計數據的錄入界面可以根據其類型，前移至相應的業務部門，比如采購方面的會計數據在傳統軟件中是在購銷存子系統中錄入的，會計界面前移后，可以把該部分的數據錄入界面嵌到采購部門，這樣只要采購業務發生，該數據就可以實時地自動或手動被采集到會計信息系統中，被會計報表所利用。
具體的設計方案如下：
?。ㄒ唬┍仨氁獦嫿軌蛑С謺媹蟊韺崟r化的網絡操作平臺
INTERNET和INTRANET技術是目前最好的選擇。企業INTRANET可以很方便地將企業內部的信息集成一體，而且通過企業內部網的形式將企業內部各個業務部門連接起來以實現部門間的快速協調與聯系，突破以往小型局域網的區域限制，由此實現企業內外、遠近信息的實時傳輸、處理和檢索，保證了信息傳遞的及時性。
?。ǘ嬓畔⑾到y嵌入到企業的業務操作部門
一般來說，企業流程通常存在三類主要流程：業務流程、價值流程和管理流程。這三類流程并非獨立存在，而是相互聯系、相互依存、相互作用的。其中，價值流程是企業流程中重要的組成部分，它是連接業務流程和管理流程的橋梁，也是會計工作所描述的對象：它負責從業務流程中采集數據，經過加工后生成管理企業經營活動所需要的信息，從而支持企業的管理活動。目前，由于現有的會計工作的設計思想是建立在勞動分工的理論基礎上，使得會計工作遠離業務流程――信息采集是在經濟活動之后才進行的，會計信息嚴重滯后于業務信息，導致會計信息的實時性、相關性、有用性受到影響。
因此，我們要充分利用信息技術將會計流程、業務流程和管理流程進行有機的融合，將會計信息的采集、存儲、處理、傳輸嵌入在業務處理系統中，或者說會計信息系統和企業的業務處理系統融為一體，將會計信息系統嵌入業務部門，從而能夠在業務發生時實時采集詳細的業務、財務信息。
?。ㄈI務操作部門非會計人員的權限控制
為了保證會計信息系統的安全，我們必須對業務部門中非會計人員的操作權限進行合理的控制，采取一定的措施，比如銷售部門的操作員在錄入會計信息時只有權限看到與銷售相關的會計信息錄入和處理界面，而對會計部門其他信息就無從得知，另外還必須使業務操作部門的每個信息錄入人員自動形成上機日志，作為備查。
三、滿足多層面、多視角提供個性化會計報表要求的設計方案
要實現提供多層面、多視角個性化會計報表這一目標，需要從兩個方面來著手解決：一方面是將會計信息系統吸
納的信息原子化，以達到系統可以組織任意詳略會計報表的目的；另一方面是選擇有效的報表訂制工具，以滿足信息使用者個性化的信息需求。
?。ㄒ唬嬓畔⑾到y采集的信息原子化
現有會計信息系統是基于會計科目來組織數據的，依據會計科目來存儲、匯總數據，進而編制會計報表?，F有的會計科目體系已經發展到一個總賬科目可以有四、五級明細科目。應該肯定的一點，就是會計信息在現有的會計科目體系下已經得到很大程度的細化，但是對于現代企業的經營管理來說，這樣的細化程度還是不能滿足管理的需要。舉一個例子來說明，“主營業務收入”這個會計科目下的明細科目一般是按產品來劃分的，那么企業管理者要想考查商品的銷售方式、銷售人員的銷售業績、收款方式、回款情況、銷售對象、銷售地區等信息，在當前的會計科目體系中就無法得到。因而要改變會計信息的最初采集對象，不再是科目，而是把會計信息進行進一步細化，盡量細化到原子程度，將企業發生的每個業務事件牽涉到的所有信息數據（例如：日期、地點、摘要、參與者、客戶名稱等）都錄入到會計信息系統中，并存儲在數據庫中。只要會計信息系統的數據庫支持這一要求，那么信息原子化是可以實現的，根據當前數據庫技術的現狀，這個要求完全可以滿足。因而，在構建會計信息系統時，只要選擇一個合適的數據庫，信息原子化問題也就解決了。換句話說，這不是一個技術問題，而是觀念問題。
（二）會計報表訂制工具的選擇
采用什么樣的工具或者計算機軟件技術，才能夠支持多層面、多視角的個性化會計報表這一功能的實現呢？
會計報表系統，其發展經歷了逐漸成熟、逐漸完善的過程，目前報表系統技術仍在發展中。報表設計初期，報表編制處于固定模式，即開發商預測到用戶可能的幾個財務報表，比如資產負債表、損益表等，即給出固定的報表格式和報表公式，經計算后生成報表。隨著經濟的發展，會計報表各種使用者希望會計信息從形式到內容的靈活、多變。在這種情況下，開發商在設計會計報表時陸續引入了第三方控件――報表控件。這之前開發商已經看到了Excel電子報表的強大功能，所以報表控件的設計完全是Excel部分功能的Copy。但是即使將目前版本的Excel模仿得再好，功能也會有欠缺，報表控件的開發和升級速度也不可能和Excel的發展速度相比，要知道微軟在Excel上的開發投資比國內所有財務軟件的開發投資總和還多，如果選擇Excel作為會計報表的訂制工具，就可以隨時隨著Excel的升級而自動獲得更強大的功能。所以，會計報表設計真正發展方向應該是：利用Excel等標準通用的電子表格軟件作為報表部分的設計工具。Excel電子表格的強大格式定義功能、公式定義功能和數據分析功能可以讓企業各類管理者利用已經采集到的原子化會計信息，定義生成個性化會計報表，包括不同類型、不同內容和不同格式的會計報表。
基于信息技術的會計報表實現實時化和個性化，將大大加強會計報表的有用性和及時性，為會計報表使用者有效地決策起到更大的作用。
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