行政事業單位內控管理信息系統建設研究
來源:用戶上傳
作者:
摘要：實現內部控制是行政事業單位內部治理的基石，內控管理信息系統的建設是落實內控規范、實現內部控制的基礎和關鍵。該文以安徽省科技廳內控系統建設為例，闡釋了內控管理信息系統中預算、收支、采購、資產、項目和合同等六方面的關系及主要功能，為行政事業單位內控系統建設提供借鑒。
關鍵詞：內部控制;規范;信息系統
中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A
文章編號：1009-3044（2019）15-0110-03
Abstract：The realization of internal control is the cornerstone of the internal governance of administrative institutions. The construction of internal control management information system is the basis and key to implement internal control norms and achieve internal control.This paper takes the construction of the internal control system of the Science and Technology Department of Anhui Province as an example， and explains the relationship and main functions of the budget， income and expenditure， procurement， assets， projects and contracts in the internal control information system， and provides reference for the construction of the internal control system of the administrative institutions.
Key words：internal control; specification; information system
1 概述
黨的十八屆四中全會通過的《中共中央關于全面推進依法治國若干重大問題的決定》明確提出：“對財政資金分配使用、國有資產監管、政府投資、政府采購、公共資源轉讓、公共工程建設等權力集中的部門和崗位實行分事行權、分崗設權、分級授權，定期輪崗，強化內部流程控制，防止權力濫用”，為行政事業單位加強內部控制建設指明了方向。
依據《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會[2015]24號）要求，以單位全面執行《單位內控規范》為抓手，以規范單位經濟和業務活動有序運行為主線，以內部控制量化評價為導向，以信息系統為支撐，突出規范重點領域、關鍵崗位的經濟和業務活動運行流程、制約措施，逐步將控制對象從經濟活動層面拓展到全部業務活動和內部權力運行，建設與國家工商治理體系和治理能力現代化相適應的，權責一致、制衡有效、運行順暢、執行有力、管理科學的內部控制體系勢在必行[1]。
內部控制建設的關鍵是流程再造和信息系統建設，所有控制要在流程中解決，而不是事后解決。將內部控制體系嵌入信息系統之中，可以實現行政事業單位內控管理的程序化和常態化[2]，從而改變單位各項經濟活動分塊管理、信息分割、信息“孤島”的局面，使單位管理方式由傳統的日常管理向管理會計轉變[3]，集中精力處理重大問題，進一步提高管理效率。本文以安徽省科技廳內控管理信息系統建設為例，探討行政事業單位內控管理信息系統的建設。
2 系統設計
2.1 系統概述
安徽省科學技術廳內控管理信息系統是依托初步建成的廳內部控制體系實施的，將離散、缺乏關聯的廳系統內部經濟活動數據信息進行整合與貫通，實現廳機關與下屬單位經濟運行數據共享，形成一個完整的單位內控信息體系，囊括所有經濟活動能夠產生影響的相關“人、財、物”，“制度、流程、標準”等信息，站在內控管理的角度對這些信息予以整合和處理，實現預算管控一體化、業務財務一體化、內控管理全程化、財務監督全面化、決策分析智能化的管理目標。
2.2系統框架
安徽省科學技術廳內控管理信息系統實現廳機關和下屬二級機構經濟活動數據匯集，有機地整合經濟信息資源，便于廳機關掌握本單位及下屬二級機構經濟運行情況。
3 系統主要功能
安徽省科學技術廳內控系統主要功能包括：預算管理、收支管理、采購管理、資產管理、項目管理、合同管理，以及綜合分析。
3.1 預算管理
系統以批復后的預算指標為入口，負責將批復的預算指標按照機關各部門和二級機構的需要進行細化，形成細化的明細控制指標，并在日常工作中通過事前審核控制、事后會計核算控制等方式控制預算指標，從而達到加強預算管理的目的。當形成了預算控制方案并設定了相應的預算控制選項之后，在日常業務憑證制作過程中，系統就會自動根據當前發生額和已經發生額與預算控制數形成對比和分析，對于超過預算的費用支出，則給予預警。同時還可以在系統中設定預警的界限，當費用支出達到預算一定的比例時，系統就會自動預警。
同時，預算管理不是固定不變的。在年度預算執行中，由于發生不可抗力、上級部門政策調整、臨時安排工作等不可預見因素造成的超原預算或新增加預算時，按照預算追加調整程序，經審核批準后也可以調整預算。
3.2 收支管理
收支管理是對廳機關和二級機構的收入和支出情況的信息化管理，分為收入管理和支出管理。 3.2.1 收入管理
收入管理用于支出預算資金到賬情況，對每一筆資金到賬信息（如國庫指標）進行登記，并與財政預算批復指標進行匹配，提供預算資金到賬情況的分析。
3.2.2 支出管理
支出管理主要由預算執行申請、借款報銷、報銷管理等功能組成。
預算執行申請是預算批復和資金支付之間的銜接環節，其上游承接預算批復、下游承接借款報銷。任何預算必須通過預算執行申請審批程序后才能執行。在預算指標范圍內提出申請，超出預算范圍或者沒有預算，不能進行預算執行申請。
借款報銷上承預算執行申請環節，下接報銷管理環節，是預算執行控制的最后環節。借款報銷必須嚴格在預算執行申請的范圍內開展工作，沒有預算執行申請以及未履行相應審批程序的單據不允許辦理借款手續。
報銷管理是支出管理的最終環節。報銷也須嚴格在預算執行申請的范圍內開展工作，沒有預算執行申請以及未履行相應審批程序的單據不允許辦理報銷手續。同時，借款報銷過程中產生的各類憑證，是會計核算的基礎和依據之一，必須予以妥善保管。
3.3 采購管理
采購業務功能主要包括采購需求管理、采購過程管理和中標結果登記等功能。
3.3.1 采購需求管理
廳機關處室和二級機構應以批復的預算指標為依據，登記采購項目名稱和采購金額，同時需確定資金來源（部門預算、專項資金、其他資金）、需求登記日期、采購項目分類（貨物類采購、服務類采購、工程類采購），同時上報需求文件;由單位采購管理崗對登記的采購需求進行復核，并確定采購方式等;廳機關和二級機構接到通過審核的采購計劃，應在規定工作日完成工作。
3.3.2 采購過程管理
采購需求審核立項通過后，轉入招投標管理環節。
采購管理員在收到政府采購中心的招標文件后，應將招標傳遞給廳機關或二級機構，供其進行招標文件的確認。廳機關或二級機構采購員在收到下達的招標文件后，對招標文件進行初步確認，并報單位負責人進行復核、確認，招標文件經復核確認后，提交給采購管理員。招標文件確認后，相應的招標需求原則上不能更改，如對采購中心招標文件存有異議，廳機關或二級機構可對招標文件進行修改調整，并將修改后的招標文件提交到采購管理員，由采購管理員辦理與采購中心的協調工作。開評標結束后，依據采購中心的預中標結果通知，采購管理員及時公布每一個采購計劃的預中標信息，包括預中標供應商名稱、預中標金額、供應商聯系人、聯系方式等。當招標過程中出現廢標的情況時，廳機關或二級機構應從采購需求環節重新履行相關手續。
招標文件的下達、確認等工作應該在規定時間內完成。
3.3.3 采購結果管理
接到中標通知書當日，采購管理員按采購計劃登記中標結果，并對中標通知書、應標文件等進行備案管理，同時將中標通知書下達到廳機關或二級機構。
3.4 合同管理
合同管理是預算執行環節之一，合同管理的業務功能主要包括合同登記、合同審核、合同執行和合同年終結轉等。
3.4.1 合同登記
廳機關或二級機構依據采購中標通知書，嚴格按照采購中標結果以及合同管理的相關要求同中標供應商辦理合同簽訂手續，并將簽訂的采購合同，提交單位財務備案，只有備案后才能夠啟動后續采購資金支付工作。合同備案時，應指定相應匹配的預算指標及額度。
其他類型的合同根據合同類型要求需要提供相關材料并簽訂合同，并提交單位財務備案。
3.4.2 合同審核
合同審核主要是要確保登記的合同符合兩方面要求，一方面是必填信息符合要求;另一方面是合同內容有相匹配的預算指標，符合預算項目支出方向。
3.4.3 合同執行
嚴格按照合同內容執行合同。在執行時嚴格記錄每一步執行記錄，為后續合同統計分析提供基礎，同時通過記錄的每個階段付款時間、收付款金額，為合同預警報警分析提供時間要素信息。
合同的支付，通過“支出管理”中的“合同支付報銷”，依據合同進行支出的申請和支付。
合同的收入，通過“收入管理”進行登記。
3.4.4 合同年終結轉
由于合同法定占用指標的特性，因此合同在年底業務上需進行結轉，以保障第二年結轉指標法定占用不被誤安排。
3.5 項目管理
根據“預算編審”的項目支出申報信息，建立預算項目庫。通過預算項目庫的管理，全面解決預算項目受年度限制的問題，進而幫助領導掌握各部門各類項目的執行周期和具體成因，為項目安排提供有力支撐。
根據單位內控制度要求，項目管理的業務功能主要包括項目管理設置、項目過程信息填報和項目監控，
3.5.1 項目管理設置
針對重點類型項目的執行過程，分類設置項目執行階段及管理要素及要件。
3.5.2 項目過程信息填報
依據項目管理設置要求，各項目單位根據項目推進的實際情況填報執行過程要素信息。
3.5.3項目監控
單位財務及單位相關領導通過對這些項目執行過程要素的填報情況進行審核，達到項目執行監控的目的。
3.6資產管理
資產采購預算及采購過程，遵循預算編審和采購管理的程序，資產管理的業務功能主要包括資產處置申請、資產配置分析及管理、資產清查數據導入和資產報表分析等。
3.6.1 資產處置申請
當發生資產處置需求時，各預算單位資產管理部門提出資產處置申請，按照單位相應的內控管理制度要求進行審核審批，通過審批的才允許進行處置。
3.6.2 資產配置分析及管理
對各預算單位的資產配置進行日常管理，如記錄資產所屬責任部門、責任人和條形碼等，以及資產配置信息進行統計分析。
3.6.3 資產清查數據導入
定期將實物資產管理系統的資產信息數據導入，建立相應的資產庫。
3.6.4 資產報表分析
對資產配置、使用和處置情況做好統計、報告和分析工作。
3.7 綜合分析
綜合分析主要分為財務指標綜合分析和預算績效分析。
3.7.1 財務指標綜合分析
對內控管理信息系統中的數據通過多種財務分析方式進行數據對比、解析，得出在一定時間段內的財務數據走向和相關財務分析參數，有助于相關領導了解本單位財務綜合狀況，輔助領導決策。財務分析的內容包括：資產負債表、收入類指標、支出類指標、結余類指標、預算類指標等。分析方式包括定基礎結構、同比、結構分析等多種分析方式（如三公經費、基本支出、項目支出分析等）。
3.7.2 預算績效分析（評價）
在內控管理系統中，對單位使用財政性資金、履行單位職能事項、行政辦公效能等工作的效果的評價以項目的方式構建評價體系。通過分析測評基表的基礎數據建立評價模型，從而得出最終的評價。
4 結論
通過內控管理信息系統的建設，實現內控規范有效落實，提高了行政事業單位對本單位及下屬二級機構經濟活動全過程動態監管，使本單位和下屬二級機構經濟業務運行順暢、執行有力、經濟業務風險降低、權責對等、制衡有效、管理科學，有利于管好用財政資金、國有資產，提高資金資產的使用效率，降低履職風險。
參考文獻：
[1] 財政部《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》（財會[2015]24號）[E].
[2] 周衛華.行政事業單位內部控制信息化探究[J].財務與會計，2016（16）：55-56.
[3] 楊丹.會計內控管理系統的設計與實現[J].電子設計工程，2016（16）：40-43.
[4]丁瑋巒.事業單位信息化資源與內控業務層面信息化建設[J].中國經貿，2018（4）：155-156.
[5] 陳世安.行政事業單位內部控制信息化管理淺探[J].新會計，2016（4）：51-52.
【通聯編輯：唐一東】
轉載注明來源:http://www.hailuomaifang.com/8/view-14921131.htm
