高等合并院校檔案管理如何達到和諧統一
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作者: 何碧霞
摘要：通過對高等合并院校未實現檔案集中統一管理存在的問題和原因分析，從檔案意識、檔案工作、檔案管理、檔案設施、檔案目標、隊伍建設和人員素質等方面提出建設性對策，旨在優化高校檔案管理工作以適應高等教育改革和創新的發展需要。
關鍵詞：高等合并院校 檔案管理 和諧統一
隨著知識經濟時代的到來，我國在科教興國戰略的實踐中將部分高等院校按照優勢互補、強強合作的辦學思路進行了合并。根據《普通高等學校檔案管理辦法》，關于“對因學校分立或合并，其分設或合并前的檔案，應本著集中保管、方便利用的原則，經協議由一校或合并后的學校檔案部門統一保存”的規定精神，如何加強與高校辦學改革、發展息息相關的檔案信息資源的收集、管理、利用等工作的協調統一，是當前高校檔案工作者值得深入研究的一個重要課題。
1. 高等合并院校檔案管理存在的問題
高等合并院校程度不同地存在著名義上的合并，在檔案管理體制上沒有完全理順關系，在運行機制上各自為政、自成體系，沒有實現集中統一，導致合并院校檔案管理存在一些問題。
1.1 檔案管理意識淡薄缺失
合并高校在并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前夕人心思動，工作狀態不穩定，一些正常的工作不能按常規辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的檔案材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。
1.2 檔案管理難以集中
高等合并院校的原組成院校大都處在不同的位置；合并后面臨著教學硬件配備、科研資金扶持、學生食宿保障等一系列棘手的問題；檔案工作因其效益滯后等特點此時不易擺上領導案頭；并校前原各校檔案管理層次水平不同，人員素質不一等原因， 檔案管理難以集中。
1.3 檔案管理技術方法落后
部分高等合并院校的檔案管理工作仍處于傳統的手工操作模式，檔案的整理、立卷、歸檔基本上都是通過手工操作來完成；有的高校檔案的收集整理玉石不分魚龍混雜，一些重要的檔案殘缺不全，查、借、閱極不便利；同一類型的檔案有時會因立卷人素質、觀念的差異而形成不同的歸檔形式，即使是同一人整理的檔案，也時常會出現細節上的偏差和組卷方式的異樣，導致檔案利用率低，檔案價值大打折扣；有的高校檔案管理依舊采用的是原分庫存放的辦法。
1.4 檔案人員素質亟待提高
高等合并院校的不少檔案工作者多為非專業人員，他們在檔案管理工作中思想認識不到位、業務不熟悉，接受新知識、掌握新技術困難，很多兼職檔案管理人員工作長期停留于整理歸檔的一般水平，很難談得上與用戶進行溝通和從事檔案信息重組等創新性的工作。
1.5 檔案管理信息共享不夠
合并高校大多由兩個或兩個以上規模相當、類別相近的院校并建而成。由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案全宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區檔案或實行集中管理，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；這些問題嚴重制約著高等合并院校檔案的開發利用與信息化，難以實現信息共享。
2. 高等合并院校檔案管理不和諧統一的原因
2.1 學校合并總體格局的影響
學校的檔案管理部門是學校管理機構的一個組成部分，學校合并的深度決定了學校檔案管理的合并深度。在合校初期，校區意識的慣性、校區職工的利益格局、校區干部的任職安排等等方面，時常與合校的總體要求發生碰撞；經過一個階段的磨合之后，實質性融合的程度由淺入深，有一個發展過程，合并院校的檔案管理同樣如此。
2.2 館舍條件的限制
多校匯集于某一校區集中辦公，檔案館、室的館舍適應不了合并院校檔案管理的需要，容納不下多校區的檔案實體，滿足不了檔案管理人員集中辦公。
2.3 校區距離的制約
合并院校中，有的是鄰近數校的合并，有的是遠距離數校合并，有的是遠、近距離皆有的數校合并。
3. 加強高等合并院校檔案管理和諧統一的對策
通過對高等合并院校檔案管理存在的問題和原因分析，筆者主要從以下方面提出建設性意見來確實加強高等合并院校檔案管理的和諧統一。
3.1 重視檔案工作，增強檔案意識
江澤民同志指出：“檔案工作是一項基礎工作，有很多問題沒有檔案說不清楚，要狠抓這項工作。如果現在不重視這個問題，將來我們要負歷史責任?！币虼藢W校要重視檔案工作，建立健全檔案管理工作制度，有計劃地開展檔案宣傳工作，促使大家自覺地積累、利用、移交檔案。領導要重視檔案管理工作并納入到學校的議事日程，按照《普通高等學校檔案管理辦法》的規定逐步做到“三納入”、“四參加”和“四同步”，同時要加強對檔案工作的布置、檢查、總結和驗收，在人員、經費、庫房、設備等方面滿足檔案工作的需要，保證檔案工作的正常進行。
3.2 加強檔案隊伍建設、提高人員素質
建設一支忠誠事業、業務精良、結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。第一檔案工作隊伍在年齡結構、專業結構、業務水平等方面比較合理，便于發揮整體效應；第二發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用，提高對檔案工作的認識，熱愛檔案工作，自覺學習和掌握檔案管理專業知識和技能，嚴把質量關，確保檔案的真實性、完整性和實用性。
3.3 規范檔案管理，確定檔案工作目標
合校后采用任何一個校區的檔案管理辦法都不妥當，這就要出臺新的統一的檔案管理辦法和規范：第一，依法治檔，統一規章制度。例如《普通高等學校檔案管理辦法》、學校有效的管理辦法、規章制度。以合并院校名義印制出臺適合本校的檔案管理規章制度和辦法。第二，起點要高，統一管理規范。例如《高等學校檔案工作規范》、國家檔案局一系列檔案管理工作標準、學校現行檔案管理規范的合理因素。由于合并高校層次較前相對提高，并校后應根據變化了的新形勢，制定新的工作目標和發展戰略，使檔案工作圍繞新目標有的放矢地開展：第一可以根據總目標，不斷消除偏離目標的因素，又可以通過局部優化，使日常具體工作的開展有利于促進總目標的實現；第二便于加強日常管理，有利于調動檔案工作人員的主動性，增強競爭性。
3.4 改善檔案管理設施，實現資源共享
改善檔案管理設施，實現檔案資源的合理配置與有序有效的開發并進而實現檔案信息資源的社會共享。高校檔案工作必須早日實現檔案管理工作的現代化，供學校領導及有關職能部門、教師查詢使用，充分發揮高校檔案信息的獨特優勢，為新時期高校教育事業的發展服務。
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