石油物資采購標準化管理措施研究
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摘 要 近年來，工程企業面對的市場環境變化速度加快，以更加精細化的管理策略來提高企業日常管理的有效性是企業從容應對市場變化的有效途徑。本文圍繞石油物資采購標準化管理的議題展開分析探討，從石油物資標準化采購的重要性入手，分析采購管理工作中的問題，提出建議和策略，供相關人士參考。
關鍵詞 石油石化 標準化 物資采購 管理
一、引言
在工程企業經營過程中，物資采購管理對企業的經營效益具有十分重要的作用，如何處理好石油石化工程項目的工期、質量以及成本之間的關系，發揮出物資采購管理工作的更多效能，是工程企業尤為關注并致力于研究的內容。
二、石油物資標準化采購的重要性
如今，我國企業尤其是能源類企業已經進入重要的變革階段，企業面臨著前所未有的機遇和挑戰。對石油工程項目管理工作而言，以物資采購管理工作為切入點，通過提高物資采購的標準化程度，能夠進一步推動工程企業降本增效。同時物資采購管理的日益標準化，可以更好地確保工程企業項目順利建設和運維，同時能夠為企業提供降低成本的建議和實施路徑，減少物資浪費，降低項目成本，推動企業項目管理能力不斷提高。
三、石油企業物資采購管理中存在的問題
當前階段，石油企業物資采購管理中存在的問題表現如下：
一是物資采購管理工作精細化程度有待提升。隨著企業自身規模的壯大以及工程項目的大型化和工藝的復雜化，需要采購的物資類別和數量逐漸增多，采購管理工作內容和工作難度隨之增加，而企業物資采購管理工作仍然在使用一些傳統管理路徑和管理模式，盡管這些管理路徑和模式在過去一段時期內已經得到時間的檢驗，并在管理工作中發揮出了一定的效力，但是時代在進步、企業在發展，原有的管理路徑和模式已經表現出明顯的管理邊際效應，不能很好地適應企業內外部環境的改變。比如缺乏明確的物資計劃管理機制，項目人員缺乏節約意識，造成物資統計內容頻頻改動、物資使用浪費等現象。這些會導致物資采購管理工作相對被動，采購成本居高不下。
二是物資采購管理的執行力度不夠。隨著物資采購管理工作難度的增加，管理監督執行方面的問題逐漸凸顯出來。各種采購制度條例和內容在落實到實際部門或相關崗位時，由于各方面因素，實際工作落實情況不盡如人意。分析其原因，部分是人為因素造成的，有些是管理制度方面的缺陷造成的，還有些是市場環境因素造成的，無論是哪種因素造成了最終的結果，都可歸屬到采購管理工作監督落實執行方面的問題，需要引起企業物資管理部門的重視。
三是全體員工還沒有樹立物資節約意識。物資采購工作的一個重要目的是減少浪費、有效控制項目成本。而在石油工程項目中，只有在涉及采購管理或物資管理、財務管理等部門的工作事務時，才會考慮成本問題，而項目的生產施工等部門及員工仍然缺乏必要的節約意識。這種意識的缺乏，導致在項目的工程建設和運維過程中存在物資浪費的現象，無疑會增加物資采購的成本。
四是物資采購管理工作的精細化程度和標準化程度不高。這一條主要表現在兩個方面：一方面是物資采購管理體制不完善，另一方面是物資采購管理的工作流程不規范。比如在物資采購管理工作中，存在崗位職責模糊不清的問題，在遇到具體的責任問題時，存在部門或崗位員工相互推諉的現象;在物資的計劃、申報或審批方面缺乏科學高效的制度約束，影響了物資采購管理工作的質量;在物資的采購計劃環節、招投標環節、驗收環節、領用環節以及廢舊物資的回收和利用環節，缺乏更加明確詳細的制度流程。
四、解決石油物資采購標準化管理問題的措施
?。ㄒ唬﹥灮镔Y計劃管理流程
物資管理部門必須轉變物資管理工作理念，將過去的被動管理模式轉變為主動出擊的計劃管理模式。應該制定科學合理的采購計劃，以此來有步驟、有秩序地落實好工程項目的物資采購工作。企業的物資管理部門和工程業務部門應攜手打造管理清單，采取逐一擊破的方式，各業務部門根據短中長期的生產施工或經營管理計劃，做好物資采購內容的統計，然后上報審核管理部門，符合規定并審核通過后進行物資的正式采購。物資清單必須與任務或目標完成的時間節點相匹配，要為物資采購留下一定的時間余度，保證物資計劃清單有一定的彈性。當時間余度不夠或出現臨時緊急生產任務時，工程業務部門必須及時主動告知物資計劃管理部門，提高計劃的準確性，盡量減少計劃外采購。要遵循物資利用率的最大化原則，避免采購的浪費現象，盡量以公司或集團為單位進行統一集中采購，增加議價優勢，降低采購成本。
另外，除非特殊情況，如臨時增加施工工序等情況，應盡量避免出現多次統計采購的現象，以規避零散采購造成的物資采購成本增加問題以及物資采購工作效率低下問題。在制定匯總采購計劃的過程中，采購部門要緊密協同技術部門，確保采購計劃更加準確和完整。通過優化計劃管理的工作流程，建立工程企業全員參與的全面物資計劃管理機制，提高物資采購計劃執行的嚴肅性。
?。ǘ┥壩镔Y采購管理系統
現代信息技術發展速度越來越快，各種物資管理軟件層出不窮。面對各種各樣的管理軟件，工程企業既要熟悉了解，又不能生搬硬套，應從企業及工程項目采購管理工作的實際情況出發，選擇適宜的物資采購管理操作系統。管理系統中可包含監控預警模塊，對物資采購管理工作的完成情況進行全程監控，及時發現交貨時間滯后或交貨質量異常等問題，并委派專人進行跟蹤、處理和反饋。另外，要以物資采購管理系統為基點，加快統管控物資供應的全過程，將物資采購管理工作納入工程企業的風險管控工作體系，建立數據指標系統和風險管控平臺，對周、月、季、年等物資管理數據進行監控和分析，提前識別并預警物資管理風險，為企業經營管理決策的制定提供更可靠的信息支持。
?。ㄈ脑搭^上抓好供貨商的管理
工程項目的物資采購管理工作，首先要從供貨商這一源頭處抓好質量管理。根據工程企業制定的供貨商管理制度和辦法，執行各項審核和禁入制度條例。要對供貨商的實力、技術專業度、行業經驗、售后服務、業內誠信度等方面進行詳細的調研，并對調研結果進行全面分析對比，從眾多供貨商中篩選出符合企業供貨商管理制度及采購標準的企業作為入圍的供貨商。在非特殊情況下，工程項目物資采購供貨商應從入圍企業中選出。當入圍企業因自身原因不能按時或按照標準來供貨時，可采取第二方案，由物資采購管理部門上報相關部門及負責人，說明原因，按照既定的工作流程提出申請，得到上級部門審核批準后方可確定另外的供貨商。 為了進一步確保供貨商能夠提供合乎行業標準或合同規定的產品，采取保證金制度，由企業專門的監督部門進行統一管理。在這種情況下，物資供貨商管理流程和機制能夠較好地保障采購的物資或服務的質量，同時也能夠有效杜絕企業內部人員的徇私舞弊行為，為企業成本管控工作目標的實現提供有利條件。另外，針對供貨商的管理，可采用動態調整的評價模式，即建立供貨商的質量誠信檔案，及時收集和記錄供貨商的相關信息，定期調整供貨商評級，淘汰業務落后的供貨商，選出優秀的供貨商。必要時，工程企業應成立專門的供貨商考察小組，組織專業人員進行實地考察，以得到更加全面可靠的信息，確保工程項目物資采購管理工作質量。
（四）加強物資采購招投標管理
物資采購環節的另一項重要工作內容就是招投標管理工作。為了確保工程項目物資采購工作的科學性和高效性，應實施鏈條式的責任運行機制，即誰采購、誰負責，這樣的形式可以增強物資采購工作人員的責任心，形成責任可追溯的工作機制，有效確保物資采購招投標工作保質保量完成。嚴格按照工程企業的招投標管理制度，實施招標的多種競價或比價模式，一方面應滿足物資采購的質量和數量要求，另一方面要考慮項目的采購成本支出，為企業爭取更多的經濟效益。
在采購招投標環節，企業可以組織多個部門的員工構成專業招投標評議小組，由企業項目領導擔任組長。小組中包含項目各部門員工，如技術部門、財務部門、法務部門、采購部門等。通過組建專業的招投標評議小組，形成多方協作的招投標評價機制，使采購工作中的招投標環節更具客觀性和透明性，避免招投標環節出現漏洞。在采購一些數額較大的物資時，采購招投標環節根據企業的內控管理制度邀請監督管理和審核部門人員參與，進一步提升物資采購招投標工作的透明度和誠信度，為工程項目的安全和質量提供重要的保障，同時推動企業成本管控工作目標的實現。
?。ㄎ澹徤鞯睾炗單镔Y采購合同
物資采購合同是貫穿物資采購工作的重要資料，其中既有技術性的內容，也有法律性的內容，是物資采購工作滿足各生產業務部門物資需求的技術文件參考，同時也是保護工程企業合法權益的法律文本證據。如果采用招投標的形式，則需要對投標方的資質進行核查，確保供貨方符合相關的資格要求。合同中有關采購物資的技術性能指標或參數必須經過相關生產部門的再次核對，確保采購物資的相關要求與各生產部門的原始統計資料吻合，也與物資采購計劃編制內容對應。在確定最終供貨方后，結合采購和供貨雙發共同的意向擬定采購合同，注意語言的嚴謹性和內容的準確完整性，同時還要與財務法務部門協作，確保物資采購合同能夠起到應有的約束和規范作用，督促物資采購工作在約定的時間內保質保量地完成。
?。┘訌娢镔Y的驗收入庫工作
物資采購的最后環節是物資的質量驗收和入庫管理。質量驗收過程中，由各部門有經驗的技術和管理人員組成質量驗收小組，統一對各批次的物資進行各項指標和性能的檢驗，查看物資的性能和指標是否滿足國家規定和合同的要求。在質量驗收過程中，及時記錄物資的各項數據和信息，在完成物資質量驗收的同時做好各項物資信息檔案的填寫和完善工作，通過建立物資的檔案數據庫，為物資的全周期管理奠定良好的基礎。如果發現物資質量或數量有誤，由采購部門及時與供貨商負責人聯系，妥善解決問題，確保企業的合法利益。對物資的入庫，采用分類別入庫管理的模式，根據物資的形態大小、數量、使用頻率、管理條件的特殊性、保存的難易度等進行合理的分類，然后確定存儲位置、管理技術和管理方法。為了避免工程物資的浪費或無故丟失，除了要做好物資的檔案信息管理之外，還要定期進行賬目核對和物資盤點，確保賬目和物資一致，避免企業成本流失。
?。ㄆ撸┘訌娛┕がF場物資管理
工程企業物資管理的另一個重要場景和環節是施工現場。由于工程項目工藝環節多、涉及人員雜，所以有很多不確定性因素，都會對物資管理工作造成不利影響。為加強施工現場的物資管理，可采取以下措施：對進入施工現場的物資進行現場審核和驗收，主要確保質量、型號、類別、數量;在施工現場指定位置存放物資，實施領用制度，避免出現隨意拿、隨意放、大材小用的現象，減少物資的浪費;針對現場施工過程中的邊角材料或其他廢棄物資，本著廢物利用的原則，以變賣或改造的形式來提高物資的利用效率，進一步降低企業的成本。
（八）提高物資采購管理者的素質
物資采購管理工作水平的提升不僅僅需要管理制度的規范和約束，更需要工作人員具備良好的素質。此外，隨著工程項目業務增多、工程施工工藝升級，物資采購管理者的知識儲備以及技能素質也面臨更高的要求。對此，工程企業必須以長遠的眼光，提高對物資采購管理隊伍建設的重視，加強對采購工作人員的儲備和培養，通過新理論新技能培訓活動、崗位競賽活動、行業內座談交流活動、部門創新探索活動等多樣化的教育培訓模式，加快提升物資采購管理隊伍的綜合素質，盡快打磨出一只優秀的物資采購管理隊伍，為工程企業當前及未來的物資管理工作提供重要的人力資源保障。
五、結語
物資采購管理事關工程企業項目運營的成本，同時也會影響企業發展目標的順利高效實現。在新的市場競爭環境下，物資管理部門及工作人員必須努力提高工程企業物資采購管理水平，以更加科學化、標準化的物資采購管理體制和更加精細化的管理策略迎接更多的挑戰，如此，企業才能早日實現降本增效的發展目標。
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